آسمونی به عنوان روزنامه، نشریه و مجله الکترونیک با بیش از دو دهه فعالیت مستمر و پویا ،هم اکنون در زمره پلتفرم های های برتر اینترنتی کشور شناخته می شود. آسمونی همواره با بررسی نیاز های جامعه در تلاش بوده است که بصورت منظم، بخش های مختلف پورتال را تغییر دهد و با اتکا به نویسندگان و نیروهای متخصص خود اطلاعات مورد نیاز کلیه اقشار جامعه را روزانه و به صورت آنلاین فراهم کند.
کلیه بخش های آسمونی شامل قانون کپی رایت هستند، استفاده فقط با لینک به آسمونی مجاز است.
آسمونی
اندازه متون
روندهای اداری کارها و امور دولتی، در هر سازمانی متفاوت است؛ اما دانستن نکاتی که شما باید آنها را قبل از مراجعه به سازمان‌های دولتی بدانید، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
آگاهی از روندهای اداری کارها و امور دولتی، کلید موفقیت در تعامل با سازمان‌ها و ادارات است. برای تعاملی بهتر با کارمندان دولتی تصمیم داریم در این مقاله از آسمونی، شما را با روندهای اداری کارها و امور دولتی و همچنین قوانین حاکم بر آنها آشنا کنیم.
سرفصل های این مطلب:
مراحل انجام امور دولتی در سازمان‌ها، فرآیندی است که بسته به نوع سازمان، خدمت مورد درخواست و قوانین و مقررات حاکم بر آن، متفاوت است. با این حال، به طور کلی می‌توان مراحل زیر را برای انجام امور دولتی در نظر گرفت:
اولین قدم، شناسایی دقیق سازمان یا ارگانی است که مسئولیت رسیدگی به درخواست شما را بر عهده دارد. این سازمان می‌تواند یک اداره دولتی، شهرداری، یا نهاد عمومی دیگری باشد. شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌های دولتی، راهنماهای شهروندی یا تماس با مرکز اطلاع‌رسانی، سازمان مورد نظر را شناسایی کنید.
هر سازمان برای ارائه خدمات، مدارک خاصی را درخواست می‌کند. معمولاً مدارک شناسایی (کارت ملی، شناسنامه)، مدارک مربوط به موضوع درخواست (مانند سند ملک، پروانه کسب) و گاهی اوقات مدارک پرداخت هزینه مورد نیاز است. لیست کامل مدارک مورد نیاز را می‌توانید از سایت سازمان یا با مراجعه حضوری به آن دریافت کنید.
پس از تهیه مدارک، باید درخواست خود را به صورت کتبی یا الکترونیکی ثبت نمایید. در برخی موارد، ممکن است نیاز به پر کردن فرم‌های مشخصی باشد. برای ثبت درخواست الکترونیکی، بسیاری از سازمان‌ها سامانه‌های آنلاین یا اپلیکیشن‌های موبایلی را ارائه می‌دهند.
برای برخی از خدمات، پرداخت هزینه الزامی است. هزینه‌ها معمولاً به صورت نقدی، کارت بانکی یا از طریق درگاه‌های پرداخت الکترونیکی قابل پرداخت هستند. رسید پرداخت را به عنوان مدرک نگه دارید.
بعد از ثبت درخواست، می‌توانید با مراجعه به سازمان یا استفاده از سامانه‌های پیگیری آنلاین، از وضعیت درخواست خود مطلع شوید. معمولاً یک شماره پیگیری به شما داده می‌شود که با استفاده از آن می‌توانید مراحل انجام کار را دنبال کنید.
پس از بررسی مدارک و انجام مراحل قانونی، نتیجه درخواست شما اعلام می‌شود. نتیجه می‌تواند به صورت حضوری، تلفنی یا پیامکی به شما اطلاع داده شود. در صورت تأیید درخواست، نتیجه مورد نظر (مانند صدور مجوز، تأیید قرارداد و...) به شما تحویل داده می‌شود.
هر اداره دولتی بسته به وظایف و ماموریتش، ساختار سازمانی منحصر‌به‌فردی را دارد؛ اما به طور کلی می‌توان واحدهای مختلف یک اداره دولتی را به دسته‌های زیر تقسیم کرد:
یکی از واحدهای مهم و پر مشغله در سازمان‌های دولتی، واحد دبیرخانه است، زیرا در این سازمان‌ها معمولاً حجم زیادی از مکاتبه با سایر سازمان‌ها انجام می‌شود. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما امکان می‌دهند تا تمامی فعالیت‌های مربوط به واحد دبیرخانه اعم از ثبت نامه‌های اداری وارده و صادره در دفاتر اندیکاتور، شماره‌گذاری آنها، بایگانی نامه‌ها، به گردش انداختن نامه‌ها و پیگیری آنها را به صورت مکانیزه و خودکار انجام دهید. بنابراین می‌توانید نیروی انسانی کمتری را به فعالیت‌های واحد دبیرخانه اختصاص دهید و کارهای این واحد را با سرعت، دقت و امنیت بیشتری انجام دهید.
وظیفه دیگر این واحدها بایگانی و مدیریت حجم زیادی از داده‌ها و اسناد سازمانی است. بایگانی تعداد روزافزون مستندات در سازمان‌های دولتی به صورت کاغذی و با روش دستی اساساً ناکارآمد است. سیستم‌های اتوماسیون اداری اغلب با پشتیبانی و دارا بودن یک زیرسیستم مدیریت مستندات به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا بتوانند مستندات خود را به صورت دیجیتالی آرشیو و نگهداری کنند. این زیرسیستم‌ها علاوه بر قابلیت دسته‌بندی دیجیتالی اسناد سازمانی، امکان جستجو و بازیابی سریع آنها را نیز فراهم می‌کنند.
واحدهای منابع انسانی در سازمان‌های دولتی با حجم زیادی از اسناد و پرونده‌های کاری و پرسنلی سر و کار دارند و فرآیندهای متعددی مانند استخدام نیروهای انسانی جدید، ارزیابی عملکرد کارکنان فعلی سازمان و تهیه گزارش از آن را بر عهده دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن و حذف کاغذ از این این فرآیند به اجرای سریعتر آنها کمک می‌کنند. همچنین با دیجیتالی شدن پرونده‌های پرسنلی مدیریت و جستجو در میان آنها تا حدود زیادی تسهیل می‌شود. از سوی دیگر اگر از یک نرم‌افزار BPMS استفاده کنید، می‌توانید تمامی فرآیندهای کاری این واحد را دیجیتالی و مکانیزه کنید.
واحدهای مالی در سازمان‌ها (اعم از دولتی و خصوصی) با حجم زیادی از اسناد مالی مانند فاکتورهای خرید یا فروش روبرو هستند. جابجایی و مدیریت این حجم از اسناد به صورت کاغذی و دستی کاری زمان‌بر و خطاپذیر است. نرم‌افزارهای اتوماسیون به واحدهای مالی در سازمان‌های دولتی اجازه می‌دهد تا مکاتبات و اسناد مالی خود را به صورت دیجیتالی ارسال، دریافت و مدیریت کنند. همچنین با استفاده از راهکارهای BPMS می‌توان گردش‌کار فرآیندهایی مانند خرید اقلام اداری خودکارسازی و مکانیزه کرد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در صورت بهره‌مند بودن از راهکارهای مدیریت مستندات می‌توانند برای مدیریت اسناد مالی نیز مورد استفاده قرار بگیرند.
واحد بازرسی از آندسته از واحدهای اداری است که در سازمان‌های دولتی رواج زیادی دارد. علت آن نیز این است که مقررات بیشتری بر این سازمان‌ها حکمفرماست و باید نظارت دقیق‌تری بر عملکرد کارکنان و مدیران آنها وجود داشته باشد. سیستم‌های اتوماسیون اداری به طرق مختلفی از جمله با تعیین دقیق مسئولیت‌ها و شفافیت‌سازی در عملکرد کارکنان به واحدهای بازرسی کمک می‌کنند تا بتوانند نظارت بهتری بر عملکرد کارکنان سازمان داشته باشند. از سوی دیگر نرم افزارهای اتوماسیون دریافت گزارشات مربوط به تخلفات کارکنان از سوی ارباب رجوع را به صورت الکترونیکی تسهیل می‌کنند.
سخن پایانی
انجام روندهای اداری کارها و امور دولتی ممکن است پیچیده به نظر برسد؛ اما با آگاهی از مراحل و قوانین مربوطه، می‌توانید این فرآیند را ساده‌تر کنید. رعایت قوانین و مقررات، احترام به کارکنان و صبر و حوصله، از مهم‌ترین عوامل موفقیت در انجام امور اداری است.
کارمند امور اداری چه وظایفی دارد؟شناسایی مراحل استخدام بعد از دریافت مدارک - آشنایی با عوامل شیمیایی محیط کار - توانایی همکاری با واحدهای مختلف و... (موارد بیشتر در مقاله ذکر شده است)
واحد های مختلف در اداره دولتی چه نام دارند؟واحد دبیرخانه و بایگانی - واحد منابع انسانی - واحد مالی - واحد بازرسی
دیدگاه کاربران (0 نظر)
بک لینک ها
