- آسمونی
- مجله اینترنتی
- اطلاعات ضروری
- خدمات شهروندی
- روندهای اداری کارها و امور دولتی
روندهای اداری کارها و امور دولتی
آگاهی از روندهای اداری کارها و امور دولتی، کلید موفقیت در تعامل با سازمان‌ها و ادارات است. برای تعاملی بهتر با کارمندان دولتی تصمیم داریم در این مقاله از آسمونی، شما را با روندهای اداری کارها و امور دولتی و همچنین قوانین حاکم بر آنها آشنا کنیم.
مراحل انجام امور دولتی در سازمان‌ها و قوانین حاکم بر آن
مراحل انجام امور دولتی در سازمان‌ها، فرآیندی است که بسته به نوع سازمان، خدمت مورد درخواست و قوانین و مقررات حاکم بر آن، متفاوت است. با این حال، به طور کلی می‌توان مراحل زیر را برای انجام امور دولتی در نظر گرفت:
تعیین سازمان ذی‌ربط
اولین قدم، شناسایی دقیق سازمان یا ارگانی است که مسئولیت رسیدگی به درخواست شما را بر عهده دارد. این سازمان می‌تواند یک اداره دولتی، شهرداری، یا نهاد عمومی دیگری باشد. شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌های دولتی، راهنماهای شهروندی یا تماس با مرکز اطلاع‌رسانی، سازمان مورد نظر را شناسایی کنید.
تهیه مدارک لازم
هر سازمان برای ارائه خدمات، مدارک خاصی را درخواست می‌کند. معمولاً مدارک شناسایی (کارت ملی، شناسنامه)، مدارک مربوط به موضوع درخواست (مانند سند ملک، پروانه کسب) و گاهی اوقات مدارک پرداخت هزینه مورد نیاز است. لیست کامل مدارک مورد نیاز را می‌توانید از سایت سازمان یا با مراجعه حضوری به آن دریافت کنید.
ثبت درخواست
پس از تهیه مدارک، باید درخواست خود را به صورت کتبی یا الکترونیکی ثبت نمایید. در برخی موارد، ممکن است نیاز به پر کردن فرم‌های مشخصی باشد. برای ثبت درخواست الکترونیکی، بسیاری از سازمان‌ها سامانه‌های آنلاین یا اپلیکیشن‌های موبایلی را ارائه می‌دهند.
پرداخت هزینه‌ها
برای برخی از خدمات، پرداخت هزینه الزامی است. هزینه‌ها معمولاً به صورت نقدی، کارت بانکی یا از طریق درگاه‌های پرداخت الکترونیکی قابل پرداخت هستند. رسید پرداخت را به عنوان مدرک نگه دارید.
پیگیری درخواست
بعد از ثبت درخواست، می‌توانید با مراجعه به سازمان یا استفاده از سامانه‌های پیگیری آنلاین، از وضعیت درخواست خود مطلع شوید. معمولاً یک شماره پیگیری به شما داده می‌شود که با استفاده از آن می‌توانید مراحل انجام کار را دنبال کنید.
دریافت نتیجه
پس از بررسی مدارک و انجام مراحل قانونی، نتیجه درخواست شما اعلام می‌شود. نتیجه می‌تواند به صورت حضوری، تلفنی یا پیامکی به شما اطلاع داده شود. در صورت تأیید درخواست، نتیجه مورد نظر (مانند صدور مجوز، تأیید قرارداد و...) به شما تحویل داده می‌شود.
نکات مهم
- آشنایی با قوانین: قبل از مراجعه به سازمان، با قوانین و مقررات مربوط به آن آشنا شوید.
- تهیه مدارک کامل: تمام مدارک مورد نیاز را به همراه داشته باشید تا از رفت و آمدهای اضافی جلوگیری شود.
- صبور باشید: برخی از امور ممکن است زمان‌بر باشد، بنابراین صبور باشید و مراحل قانونی را طی کنید.
- از راه‌های الکترونیکی استفاده کنید: بسیاری از سازمان‌ها امکان انجام امور را به صورت الکترونیکی فراهم کرده‌اند که باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شود.
تفاوت‌های بین سازمان‌های مختلف
- مدارک مورد نیاز: هر سازمان ممکن است مدارک خاصی را درخواست کند.
- هزینه‌ها: هزینه‌های انجام امور در سازمان‌های مختلف متفاوت است.
- مدت زمان انجام کار: مدت زمان انجام امور در سازمان‌های مختلف متغیر است.
موارد خاص
- بانک‌ها: برای انجام امور بانکی، نیاز به ارائه کارت ملی، شناسنامه و در برخی موارد مدارکی مانند گواهی اشتغال به کار دارید.
- دادگستری: برای انجام امور قضایی، نیاز به وکیل پایه یک دادگستری دارید و باید دادخواست خود را مطابق با قوانین تنظیم نمایید.
- سایر ادارات: هر اداره قوانین و مقررات خاص خود را دارد که باید به آنها توجه کنید.
واحد های مختلف در اداره دولتی
هر اداره دولتی بسته به وظایف و ماموریتش، ساختار سازمانی منحصر‌به‌فردی را دارد؛ اما به طور کلی می‌توان واحدهای مختلف یک اداره دولتی را به دسته‌های زیر تقسیم کرد:
واحد دبیرخانه و بایگانی
یکی از واحدهای مهم و پر مشغله در سازمان‌های دولتی، واحد دبیرخانه است، زیرا در این سازمان‌ها معمولاً حجم زیادی از مکاتبه با سایر سازمان‌ها انجام می‌شود. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما امکان می‌دهند تا تمامی فعالیت‌های مربوط به واحد دبیرخانه اعم از ثبت نامه‌های اداری وارده و صادره در دفاتر اندیکاتور، شماره‌گذاری آنها، بایگانی نامه‌ها، به گردش انداختن نامه‌ها و پیگیری آنها را به صورت مکانیزه و خودکار انجام دهید. بنابراین می‌توانید نیروی انسانی کمتری را به فعالیت‌های واحد دبیرخانه اختصاص دهید و کارهای این واحد را با سرعت، دقت و امنیت بیشتری انجام دهید.
وظیفه دیگر این واحدها بایگانی و مدیریت حجم زیادی از داده‌ها و اسناد سازمانی است. بایگانی تعداد روزافزون مستندات در سازمان‌های دولتی به صورت کاغذی و با روش دستی اساساً ناکارآمد است. سیستم‌های اتوماسیون اداری اغلب با پشتیبانی و دارا بودن یک زیرسیستم مدیریت مستندات به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا بتوانند مستندات خود را به صورت دیجیتالی آرشیو و نگهداری کنند. این زیرسیستم‌ها علاوه بر قابلیت دسته‌بندی دیجیتالی اسناد سازمانی، امکان جستجو و بازیابی سریع آنها را نیز فراهم می‌کنند.
واحد منابع انسانی
واحدهای منابع انسانی در سازمان‌های دولتی با حجم زیادی از اسناد و پرونده‌های کاری و پرسنلی سر و کار دارند و فرآیندهای متعددی مانند استخدام نیروهای انسانی جدید، ارزیابی عملکرد کارکنان فعلی سازمان و تهیه گزارش از آن را بر عهده دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن و حذف کاغذ از این این فرآیند به اجرای سریعتر آنها کمک می‌کنند. همچنین با دیجیتالی شدن پرونده‌های پرسنلی مدیریت و جستجو در میان آنها تا حدود زیادی تسهیل می‌شود. از سوی دیگر اگر از یک نرم‌افزار BPMS استفاده کنید، می‌توانید تمامی فرآیندهای کاری این واحد را دیجیتالی و مکانیزه کنید.
واحد مالی
واحدهای مالی در سازمان‌ها (اعم از دولتی و خصوصی) با حجم زیادی از اسناد مالی مانند فاکتورهای خرید یا فروش روبرو هستند. جابجایی و مدیریت این حجم از اسناد به صورت کاغذی و دستی کاری زمان‌بر و خطاپذیر است. نرم‌افزارهای اتوماسیون به واحدهای مالی در سازمان‌های دولتی اجازه می‌دهد تا مکاتبات و اسناد مالی خود را به صورت دیجیتالی ارسال، دریافت و مدیریت کنند. همچنین با استفاده از راهکارهای BPMS می‌توان گردش‌کار فرآیندهایی مانند خرید اقلام اداری خودکارسازی و مکانیزه کرد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در صورت بهره‌مند بودن از راهکارهای مدیریت مستندات می‌توانند برای مدیریت اسناد مالی نیز مورد استفاده قرار بگیرند.
واحد بازرسی
واحد بازرسی از آندسته از واحدهای اداری است که در سازمان‌های دولتی رواج زیادی دارد. علت آن نیز این است که مقررات بیشتری بر این سازمان‌ها حکمفرماست و باید نظارت دقیق‌تری بر عملکرد کارکنان و مدیران آنها وجود داشته باشد. سیستم‌های اتوماسیون اداری به طرق مختلفی از جمله با تعیین دقیق مسئولیت‌ها و شفافیت‌سازی در عملکرد کارکنان به واحدهای بازرسی کمک می‌کنند تا بتوانند نظارت بهتری بر عملکرد کارکنان سازمان داشته باشند. از سوی دیگر نرم افزارهای اتوماسیون دریافت گزارشات مربوط به تخلفات کارکنان از سوی ارباب رجوع را به صورت الکترونیکی تسهیل می‌کنند.
سخن پایانی
انجام روندهای اداری کارها و امور دولتی ممکن است پیچیده به نظر برسد؛ اما با آگاهی از مراحل و قوانین مربوطه، می‌توانید این فرآیند را ساده‌تر کنید. رعایت قوانین و مقررات، احترام به کارکنان و صبر و حوصله، از مهم‌ترین عوامل موفقیت در انجام امور اداری است.
کارمند امور اداری چه وظایفی دارد؟
واحد های مختلف در اداره دولتی چه نام دارند؟
