- آسمونی
- مجله اینترنتی
- وبگردی
- معرفی انواع فاکتور فروش
معرفی انواع فاکتور فروش
هر شرکت، سازمان و کسب و کاری به فاکتور فروش برای انجام کارهای خرید و فروش خود نیاز دارد. اما در مراحل مختلف یک کاره، بسته به تاریخ سررسید، نوع صنعت، وابستگی سازمانی و منطقه‌ای و موارد دیگر، انواع فاکتور فروش وجود دارد که کسب و کارها می توانند برای مشتریان خود از آن‌هاب استفاده کرد و آن را ارسال کنند. دانستن اینکه کدام فاکتور چه زمانی ارسال شود امری حیاتی برای سازمان‌ها است. این مقاله به معرفی انواع مختلف فاکتور و هدف آنها برای ارسال می پردازد، با مثال های مرتبط برای هر مورد استفاده، بنابراین می توانید فاکتورهای مناسب سازمان خود را در اختیار داشته باشید، تا انتها با ما همراه باشید.
فاکتور برای خرید و فروش محصول
در این بخش به بررسی انواع فاکتور برای شرکت های تولید و هنگامی کالایی خرید و فروش می‌شود خواهیم پرداخت:
پیش فاکتور
پیش فاکتور اولین نوع فاکتور فروش است که به بررسی آن خواهیم پرداخت. پیش فاکتور یک فاکتور تخمینی است که فروشنده قبل از ارائه هر گونه کالا یا خدمات برای خریدار ارسال می کند. در واقع این فاکتور هزینه تخمینی، تاریخ تحویل و سایر جزئیات مربوط به کالاهایی که باید تحویل داده شود یا خدماتی که باید تکمیل شوند را بیان می کند.
پس از بررسی پیش فاکتور، خریدار به فروشنده چراغ سبز نشان می دهد تا کار خود را در مورد کالاهای تحویلی شروع کند. برخی از فیلدهای ذکر شده در پیش فاکتور عبارت‌اند از اقلامی که قرار است فروخته شوند، تعداد و قیمت آنها، تاریخ تحویل و آدرس مقصد و مبدا.
برای مثال
یک شرکت تولید لیوان، درخواستی برای 500 لیوان سایز کوچک دسته دار با قیمت 10 میلیون دریافت می کند. شرکت در ابتدا می توانند پیش فاکتوری تهیه کنند که شامل نرخ هر لیوان سایز کوچک دسته دار ، هر گونه تخفیف یا مالیات قابل اعمال، قیمت کل، تاریخ تحویل تخمینی و موارد دیگر است. با نگاهی به پیش فاکتور، خریدار می تواند بیشتر مذاکره کند یا از فروشنده بخواهد که تولید لیوان سایز کوچک دسته دار را آغاز کند.
فاکتور فروش عادی
این همان چیزی است که به طور کلاسیک وقتی اصطلاح "فاکتور" را می شنویم به آن فکر می کنیم. فاکتور فروش برای خریدار ارسال می شود تا برای یک محصول یا خدمات مبلغ مورد نظر را پرداخت کند. این شامل فیلدهایی مانند اطلاعات فروشنده، آدرس خریدار، تاریخ تحویل، شرایط پرداخت، اقلام و نرخ آنها و قیمت کل است. همچنین دارای اطلاعاتی است که خریدار می تواند از آن برای پرداخت استفاده کند، مانند جزئیات بانکی و پیوندهای پرداخت. هنگامی که پرداخت انجام شد، فاکتور به عنوان سابقه قانونی معامله عمل قابل استناد است. به همین علت مراحل چاپ فاکتور با دقت بالا برای فاکتور عادی بسیار مورد بررسی قرار گرفته و سازمان‌ها به این نوع فاکتور توجه بیشتری دارند.
برای مثال
پس از اتمام ساخت لیوان سایز کوچک دسته دار، شرکت باید قبل از ارسال کالا، مبلغ را از خریدار دریافت کنند. سازمان می‌توانند فاکتوری را که حاوی کل پول بدهی به آنها است به همراه مشخصات بانکی خود ارسال کند تا خریدار بتواند پرداخت را انجام دهد.
فاکتور معوق
یکی دیگر از انواع فاکتور فروش، فاکتور معوقه است. فاکتور معوقه فاکتوری است که تاریخ سررسید آن گذشته است. هنگامی که فاکتور ارسال می شود، اغلب تاریخ سررسید برای پرداخت ذکر می شود. زمانی که خریدار نتواند پرداخت را در این تاریخ تعیین شده انجام دهد، فاکتور فروش به صورت فاکتور معوق در می آید.
فاکتور تلفیقی
یک فاکتور تلفیقی فاکتورهای موجود را تحت نام همان مشتری گروه بندی کرده و آنها را در یک فاکتور واحد جمع آوری می‌کند. این امر باعث صرفه جویی در زمان خریدار می‌شود، زیرا آنها مجبور نیستند برای هر فاکتور جداگانه پرداخت کنند.
برای مثال
اگر شرکت تولیدی لیوان به همراه لیوان سایز کوچک دسته دار، لیوان سایز بزرگ دسته دار، لیوان بدون دسته و... را از همان خریدار دریافت کند، می‌تواند یک فاکتور تلفیقی پس از تولید ارسال کند که اقلام موجود سفارش اول و سفارش‌های بعدی در آن ثبت شده باشد.
فاکتور برای کارهای خدماتی و پروژه‌ای
هنگام کار بر روی یک پروژه خدماتی، ممکن است نیاز باشد که فرآیند صورت حساب دقیق‌تری را اجرا کنید. با هم نگاهی به انواع فاکتورهای مورد استفاده در پروژه‌ها بیندازید:
فاکتور پیش پرداخت
یک فاکتور دیش پرداخت برای جمع آوری پیش پرداخت برای کاری که در آینده نزدیک انجام خواهد شد برای خریدار ارسال می شود. مبلغ ذکر شده در این فاکتور توسط مشتری برای رزرو و دسترسی به خدمات یک کسب و کار در صورت نیاز در آینده پرداخت می شود. همچنین هنگام جمع آوری پیش پرداخت‌های مورد نیاز برای سرمایه یا تدارکات، یا به عنوان ضمانت در برابر لغو، نیز دریافت می‌شود.
برای مثال
یک پیمان کار ساختمان برای بازسازی ساختمان به یک سری تجهیزات و مواد و مصالح نیاز دارد. به همین علت یک فاکتور پیش پرداخت برای کارفرما ارسال می‌کند تا مبلغ مورد نیاز برای خردی تجهیزات را از او دریافت کند.
فاکتورهای موقت
صورت‌حساب‌های موقت، فاکتورهای جزئی هستند که تنها بخشی از هزینه فاکتور نهایی را برای کمک به تامین مالی پروژه و پوشش هزینه‌های عملیاتی دارند. فاکتورهای موقت همچنین برای پروژه های بزرگ‌تر و گران‌تر استفاده می شود. زیرا کل مبلغ را می‌توان به صورت حساب‌های کوچک‌تر تقسیم کرد تا مقرون به صرفه‌تر شود. مبلغ فاکتور موقت بر اساس درصد کار انجام شده یا نقاط عطف به دست آمده در طول پروژه تعیین می شود.
مثال
شرکت ساختمانی موافقت کرده است که یک ساختمان 20 طبقه برای مشتری در مدت 2 سال بسازد. پس از تکمیل فونداسیون که 1/4 کل کار است، شرکت می تواند یک فاکتور موقت ارسال کند که 25% از کل مبلغ فاکتور را درخواست می کند.
فاکتور تایم شیت
صورت‌حساب‌های زمان بندی شده، زمانی استفاده می‌شوند که کسب‌وکارها بر اساس تعداد ساعاتی که کارمندان آنها روی پروژه کار کرده‌اند، از مشتریان هزینه می‌گیرند. صورت‌حساب‌های برگه زمانی عموماً برای خدمات اعمال می‌شوند و با تعریف هزینه‌های ساعتی هر کارمند و سپس ضرب آن در کل ساعات کار در پروژه محاسبه می‌شوند. برخی از عناصری که در فاکتور جدول زمانی گنجانده شده است، وظایف انجام شده، هزینه‌های ساعتی، کل ساعات کار، تاریخ شروع و پایان پروژه و هزینه های اداری است.
مثال:
یک شرکت طراحی سایت و دیجیتال مارکتینگ برای طراحی وب سایت خود مبلغی در ساعت دریافت می کند. اگر طراحی وب سایت برای مشتری 10 ساعت طول بکشد، کل مبلغ بر حسب این 10 ساعت محاسبه شده و برای مشتری ارسال می‌شود.
فاکتور نهایی
فاکتور نهایی آخرین فاکتوری است که در پایان پروژه ارسال می شود و کل مبلغ بدهی به ارائه دهنده خدمات را مشخص می‌کند. این کل با کسر فاکتور پیش پرداخت و مبالغ فاکتور موقت از کل مبلغ بدهی محاسبه می‌شود. مانند یک فاکتور معمولی، فاکتور نهایی دارای فیلدی‌هایی مانند شرایط پرداخت، تاریخ ایجاد فاکتور، اقلام، جمع فرعی، کسورات (مجموع نپیش پرداخت و فاکتور موقت) و کل فاکتور است.
مثال:
پس از تکمیل پروژه طولانی 2 ساله ذکر شده در بالا به ارزش 100 میلیون تومان، می‌تواند پرداخت‌های دریافتی از طریق فاکتورهای موقت را کسر کند و فاکتور نهایی را برای مشتری ارسال کند تا پرداخت شود.
دیگر انواع فاکتور
علاوه بر موارد ذکر شده در بالا دیگر انواع فاکتور فروش مانند فاکتور فروش رسمی، فاکتر فروش غیر رسمی،فاکتور فروش صوری و... نیز وجود دارد. هر کدام از این فاکتورها برای شرایط خاص خود مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
طراحی و چاپ فاکتور
اگر به دنبال پاسخ به این سوال هستید که چگونه چاپ فاکتور موثرتر و باکیفیت‌تری داشته باشیم؟ باید به نوع چاپ و طراحی فاکتور خود توجه داشته باشید. زیرا آنچه که فاکتر شما را از رقبا متمایز می‌کند طراحی، کیفیت چاپ و نوع چاپ ان است. فاکتورها عموما به دو روش دیجیتال و افست چاپ می‌شود کحه هر کدام مزایای و معایب مختص به خود را دارند.
کلام آخر
در این مطلب به طور کامل به معرفی انواع فاکتور فروش پرداختیم و شرح دادیم که چه عواملی در داشتن یک فاکتور فروش تاثیرگذار موثر است.
