تفکر سیستمی در مدیریت - هدف و فواید رویکرد سیستمی در مدیریت
اگر در حال خواندن این مقاله هستید، احتمالاً نام تفکر سیستمی در محل کار به گوشتان خورده است. اما حتی اگر به دنبال راه حلی برای مشکلات تجاری خود به روش‌های جدید باشید، شاید ندانید که چگونه بطور اصولی و با استفاده از ابزارهای کاربردی این کار را انجام دهید. چه بخواهید تفکر سیستمی را در شرکت خود راه اندازی کنید و چه از ابزارهای سازمانی در شرکت خود استفاده کنید، با مطالعه این مقاله، برای شروع آماده می شوید. یادآوری این نکته مهم است که اصطلاح «تفکر سیستمی» می تواند معانی مختلفی برای افراد داشته باشد. بسیاری از مبتدیان جذب این ابزارها می شوند، مانند نمودار حلقه علّی و شبیه سازهای پرواز؛ به این امید که از طریق این ابزارها با مشکلات تجاری مختلف مقابله کنند. اگر می خواهید با مفهوم مدیریت سیستمی بیشتر آشنا شوید، آموزش زیر در سایت فرادرس به یادگیری این مفهوم کمک می کند:
آموزش مدیریت سیستمی با رویکرد پویایی سیستم برای سازمان ها – کلیک کنید
درواقع، تفکر سیستمی داستان طبیعت و جهانی است که در آن زندگی می کنیم. آگاهی از نقش ساختار در ایجاد شرایطی که با آن روبرو هستیم، دانستن این که قوانین قدرتمندی در سیستم های جهانی وجود دارند که ما از آنها بی اطلاعیم، درک این نکته که اعمال ما عواقبی دارد که از آنها غافل هستیم؛ همه و همه در مفهوم تفکر سیستمی قرار می گیرند.
تفکر سیستمی شامل چه چیزی است؟
- الگوهای اولیه را مطالعه کنید.
- تمرین مداوم را در برنامه خود داشته باشید (مقالات و روزنامه ها)
- از تفکر سیستمی در محل کار و هم در خانه استفاده کنید.
- از تفکر سیستمی استفاده کنید و تحقیق کنید که نظر دیگران در مورد این سیستم چیست.
- عواقب بی تجربه بودن را بپذیرید؛ ممکن است مدتی طول بکشد تا در استفاده از ابزارها مهارت پیدا کنید. هر چه بیشتر تمرین کنید، سریعتر پیش می روید!
- تفکر سیستمی به یک تمرین مادام العمر نیاز دارد.
تفکر سیستمی یک ابزار تشخیص است، همانطور که در زمینه پزشکی، درمان به دنبال یک تشخیص خوب به دست می آید. به همین ترتیب، تفکر سیستمی در مدیریت رویکردی اساسی برای بررسی کامل تر و دقیق تر مسائل قبل از اقدام است. در حقیقت، تفکر سیستمی به ما این امکان را می دهد تا قبل از نتیجه گیری سریع، سؤالات بهتری بپرسیم. برای آشنایی بیشتر با اصول و فلسفه مدیریت می توانید مطلب زیر را که برای شما قرار داده ایم، مطالعه کنید.
تفکر سیستمی اغلب شامل مشاهده وقایع یا داده‌ها، شناسایی الگوهای رفتاری در طول زمان و توجه به ساختار هایی است که رویدادها و الگوها را هدایت می‌کنند. با درک و تغییر ساختارهایی که عملکرد خوبی ندارند (از جمله مدل‌های ذهنی ما)، می‌توانیم گزینه های موجود را توسعه دهیم و راه‌حل‌های رضایت‌بخش‌تر و طولانی تری برای مشکلات بیابیم.
به طور کلی، دیدگاه تفکر سیستمی مستلزم کنجکاوی، شفافیت، انتخاب و شجاعت است. این رویکرد مفاهیم بسیاری دارد: بررسی کامل موقعیت. تشخیص اینکه آیا ما در موقعیتی خاص به هم مرتبط هستیم. توجه به اینکه اغلب راه حل های متعددی برای یک مشکل وجود دارد و البته، حمایت از راه حل هایی که ممکن است محبوب نباشند.
دلیل استفاده از تفکر سیستمی در مدیریت
تفکر سیستمی با گسترش افکار ما و کمک به بیان مشکلات با روش های جدید و متفاوت، دامنه گزینه موجود را برای حل یک مشکل گسترش می دهد. در عین حال، اصول تفکر سیستمی به ما می گوید که هیچ راه حل کاملی وجود ندارد و انتخاب هایی که انجام می دهیم بر سایر بخش های سیستم هم تأثیر خواهد گذاشت. با پیش‌بینی تأثیر هر راه حل، می‌توانیم شدت آن را به حداقل برسانیم و از آن به نفع خود استفاده کنیم. بنابراین تفکر سیستمی به ما اجازه می دهد تا انتخاب های آگاهانه ای داشته باشیم. به علاوه، تفکر سیستمی برای روایت داستان هایی که نحوه عملکرد یک سیستم را توصیف می کنند، ارزشمند است. برای مثال، یک تیم با ترسیم نمودارهای حلقه ای، تصاویر یا داستان‌های مشترکی از یک موقعیت ایجاد می کند. این ابزارها برای شناسایی و درک شما از سیستم بسیار مفید هستند.
چه زمانی باید از تفکر سیستمی استفاده کنیم؟
مشکلاتی که برای حل آن ها از تفکر سیستمی استفاده می شود، دارای ویژگی های زیر هستند:
- موضوع مشکل مهم است.
- مشکل مداوم است، نه مشکلی که فقط یک بار اتفاق بی افتد.
- مشکل آشناست و سابقه مشخصی دارد.
- مردم قبلاً برای حل این مشکل تلاش ناموفق داشته اند.
از کجا باید برای استفاده از تفکر سیستمی در مدیریت شروع کرد؟
هنگامی بررسی یک مشکل و تلاش برای حل کردن آن، از پیدا کردن مقصر و سرزنش او خودداری کنید (بحث همیشگی تیم ها!). درعوض، روی مواردی تمرکز کنید که به نظر می‌رسد کسی به آن توجه نمی کند و سعی کنید افکار تیم را به مشکل به وجود آمده معطوف نمایید. برای ایجاد تمرکز در یک بحث، از تیم خود بپرسید: «این مشکل چیست که ما نمی‌فهمیم؟» علاوه بر این، برای بررسی کامل مشکل به وجود آمده، از گروهتان بخواهید این مشکل را از هر سه زاویه توصیف کنند: رویداد ها، الگو ها و ساختار. در نهایت، ما اغلب تصور می کنیم که افراد تصویر یکسانی از گذشته دارند یا اطلاعات یکسانی دارند. بنابراین، باید دیدگاه های متفاوت را بررسی کنیم تا مطمئن شویم راه‌حل ها توسط افرادی که نیاز به اجرای آن دارند، پذیرفته می‌شوند. هنگام بررسی یک مشکل، افرادی را در بخش های مختلف درگیر کنید. شاید تعجب کنید اگر بدانید مدل های ذهنی آن ها چقدر با شما متفاوت است!
چگونه از ابزارهای تفکر سیستمی در مدیریت استفاده می کنیم؟
· نمودارهای حلقه علّی
ابتدا به یاد داشته باشید که هرچه کمتر، بهتر! کم و ساده شروع کنید. در صورت لزوم عناصر بیشتری به داستان اضافه کنید. داستان را به صورت بخش های جدا از هم نشان دهید. تعداد عناصر در یک حلقه باید بر اساس نیازهای داستان و افرادی که از نمودار استفاده می کنند، تعیین شود. ممکن است یک توصیف ساده برای ایجاد گفتگو و ارائه راهی جدید برای بررسی مشکل کافی باشد. در موقعیت‌های دیگر، ممکن است به حلقه‌های بیشتری نیاز داشته باشید تا روابط علّی را ترسیم کنید.
همچنین به خاطر داشته باشید که مردم اغلب فکر می‌کنند که یک نمودار باید همه متغیرهای ممکن را با هم ترکیب کند. این لزوما درست نیست. در برخی موارد، عناصر خارجی هیچوقت تغییر نمی‌کنند یا به کندی تغییر می‌کنند. و یا گاهی تغییرات آنها به مشکل مورد نظر ربطی ندارد. با در نظر گرفتن این جزئیات، به‌ویژه مواردی که کنترل کمی روی آنها دارید یا اصلاً کنترلی بر انجام آنها ندارید، مسائل را بی‌جهت پیچیده می کنید. برخی از حلقه‌های موثر، ارتباطات یا روابط بین بخش‌هایی از سازمان یا سیستم را نشان می‌دهند که ممکن است قبلاً متوجه آنها نشده باشید. برای درک بهتر این مفهوم باید با تئوری های سازمانی و مدیریتی آشنا باشید. در همین راستا، مطالب سایت فرادرس به شما کمک خواهد کرد.
آموزش تئوری های سازمان و مدیریت – کلیک کنید
و در آخر، نگران «درست» بودن یک حلقه نباشید. در عوض، از خود بپرسید که آیا این حلقه به طور دقیق داستانی را که گروه شما در تلاش است به تصویر بکشد منعکس می کند یا خیر. حلقه ها توصیف کوتاهی از آنچه ما به عنوان واقعیت فعلی درک کرده ایم، هستند. اگر این دیدگاه ما در آن منعکس شود، به اندازه کافی "درست" خواهد بود.
· الگوی اولیه یا کهن الگوها
هنگام استفاده از الگوهای اولیه در تفکر سیستمی، آن را ساده و کلی نگه دارید. اگر تیم بخواهد درباره یک یک الگوی فردی اطلاعات بیشتری کسب کند، می‌توانید به جزئیات بیشتری بپردازید. سعی نکنید الگوهای اولیه را "بفروشید". سعی کنید بین الگوهای اولیه را با تجربیات مشترکی که همه ما به اشتراک می گذاریم ارتباط برقرار کنید تا ابهامات آن برطرف شود. با در نظر گرفتن این مراحل، شما سوالاتی می پرسید که که قبلا هم پرسیده بودید. شما در حال شنیدن «عبارات جالب» هستید. به عنوان مثال، وقتی کسی می‌گوید: «مشکل این است که ما به تعداد بیشتری نیاز داریم (نیروی فروش، درآمد) دوباره روی بحث متمرکز می‌شوید.» شما در داستان هایی که می خوانید الگوهای اولیه را شناسایی می کنید. شما مدل های ذهنی (هم خود و هم مدل های دیگران) را به نمایش می گذارید. هنگامی که استفاده از تفکر سیستمی برای تحقیق را شروع کردید، ممکن است بخواهید به روش‌های پیچیده‌تری برای مدل‌سازی سیستم‌ها و نمودارهای جریان، شبیه سازهای پرواز، یا نرم‌افزارهای شبیه‌سازی شده، روی بیاورید. یا ممکن است متوجه شوید که دیدگاه تفکر سیستمی و استفاده از نمودارهای حلقه علّی، بینش کافی برای مقابله با مشکلات ارائه می دهد. هر طور که ادامه دهید، تفکر سیستمی برای همیشه طرز فکر شما را در مورد جهان و مقابله با مسائل مختلف تغییر خواهد داد. نکاتی را که در اینجا فهرست کرده ایم به خاطر داشته باشید، و رو به جلو حرکت کنید!
مزیت های تفکر سیستمی در مدیریت
در حالی که مزایای زیادی برای تفکر سیستمی وجود دارد، معایبی نیز برای آن تعریف شده است. منتقدان بر این باورند که تفکر سیستمی تنها یک تفکر تئوری است و تعریف رابطه دقیق بین اجزای مختلف یک شرکت دشوار است. یکی از بزرگترین اشکالات، خاص بودن این تفکر سیستمی می باشد. یک سیستم دقیق در سازمان ها و بخش های مختلف وود ندارد و به همین دلیل، کارایی یکسانی ارائه نمی دهند که برای انواع سازمان ها مفید باشد. با این حال، مزایای زیادی برای استفاده از تفکر سیستمی وجود دارد که با استفاده از آن می توانید محل کار خود و کارمندان را کارآمدتر کنید. علاوه بر این، این رویکرد می تواند با توجه نیازهای اصلی کارکنان در درازمدت، سرمایه شرکت شما را پس انداز کند.
1. شکست مقدمه پیروزی است
وقتی به امورتان به چشم یک سیستم نگاه کنید، هیچ وقت شکست نمی خورید. تنها سیستم است که به طور موقت از کار می افتد، نه شما یا شرکتتان. برخی از شکست‌ها به ما درس می دهند که منجر به تصمیم‌گیری دقیق در آینده می‌شوند. اگر توماس ادیسون با چندین اختراع ناموفق متوقف می شد، هرگز به نتیجه نمی رسید. در عوض، او به تلاش خود ادامه داد و درنهایت موفق شد. 
2. بهینه سازی کلید موفقیت است
چگونه یک شرکت موفق می شود؟ نحوه کار کارکنان به چه شکل خواهد بود؟ آیا روش هایی برای شکست رقبایتان دارید؟ این که کارمندانتان چگونه تعامل می‌کنند در بهینه سازی کسب و کار شما موثر است. با شناسایی کل سیستم می توانید را تغییراتی اعمال کنید. با بکارگیری از تفکر سیستمی، می توانید روش های غیرضروری را حذف کنید و راه های کوتاه تر و موثرتری بیابید که در نهایت، در هزینه های شرکت هم صرفه جویی کرده باشید.
3. ارتباط متقابل را کشف کنید
محل های کاری مختلفی وجود دارد که کارکنان بخش های مختلف دائماً در آنجا با یکدیگر در ارتباط هستند. همه چیز در تفکر سیستمی به هم مرتبط هستند. شما برای رسیدن به موفقیت به همکار نیاز خواهید داشت. ابزارهای تفکر سیستمی، ارتباط متقابل، خلاقیت و بهره وری را در محل کارتان ایجاد می کنند. همانطور که اشاره کردیم، تفکر سیستمی به طور خاص یک نظریه تجاری محض نیست. همانطور که جازلین توضیح داد، تفکر سیستمی عبارت است از:
"مطالعه انتزاعی پدیده ها، مستقل از ماهیت، نوع، یا مقیاس فضایی یا زمانی آن ها. برای توصیف پدیده ها می توان اصول مشترک موجودات مدل های دیگر را بررسی می کند."
درواقع، تفکر سیستمی چارچوبی است که به وسیله آن می توان گروهی از اشیاء را که با هم کار می کنند، بررسی و یا توصیف کرد. تفکر سیستمی می‌تواند شامل یک سازمان واحد یا زیرشاخه هایی از آن باشد. اسمریتی چاند در مقاله‌ای با عنوان «تفکر سیستمی در مدیریت» می‌گوید که تفکر سیستمی را می‌توان برای توضیح رویکردی خاص در مدیریت استفاده کرد. چاند توضیح می دهد که در اوایل دهه 1960، رویکردی در مدیریت ظاهر شد که در آن زمان به عنوان "تفکر سیستمی" شناخته می شد. تئوری سیستم در کسب و کار، یا تفکر سیستمی در مدیریت، بر این ایده استوار است که "همه چیز به هم مرتبط و وابسته است". چاند می گوید که یک سیستم از عناصر مرتبط و وابسته تشکیل شده است که وقتی در تعامل هستند یک واحد کل را تشکیل می دهند و یک سیستم صرفاً مجموعه یا ترکیبی از بخش های کوچک است که یک سیستم پیچیده را تشکیل می دهد. ریچ جولی مثالی از تفکر سیستمی ارائه می‌دهد تا نشان دهد که چگونه همه چیز در یک سازمان به یکدیگر وابسته هستند و همچنین خطراتی که می تواند برای آن وجود داشته باشد. آنچه مفهوم تفکر سیستمی را مهم می کند، کاربرد آن در زمینه های مختلف است. مطالعه برتالانفی با در نظر گرفتن دو نوع سیستم مختلف آغاز می شود: بسته و باز. هر یک از این سیستم ها شامل یک شبکه توزیع و افرادی هستند که این شبکه را مدیریت می کنند. هر عنصر سیستم از زیرسیستم های کوچکتری تشکیل شده است که خودشان نیز ممکن است شامل زیرمجموعه هایی باشد. هر عنصر از یک سیستم به یک محیط بزرگتر متصل می شود: مشتریان خارج از سیستم که با آن ارتباط برقرار می کنند.
تفکر سیستمی در کسب و کار
مدیریت سیستم در کسب و کار به چهار حوزه کلی تقسیم می شود:
- سیستم های محصول
- سیستم های خدماتی
- سیستم های سازمانی (شامل سیستم های محصول و خدمات)
- سیستم های کلی: محیطی که سیستم های سازمانی در آن رخ می دهند
تفکر سیستمی در کسب و کار با تجزیه و تحلیل تمام ورودی های مختلف به سیستم آغاز شود: مواد، ماشین آلات و منابع انسانی. این تجزیه و تحلیل تمام خروجی های یک سیستم را که به طور کلی شامل فرآیند تولید می شوند، شناسایی می کند. تجزیه و تحلیل با خروجی (محصول یا خدمات) به پایان می رسد. پس از تجزیه و تحلیل، عناصر ورودی، خروجی مختلف از نظر ارتباط با یکدیگر ارزیابی می شوند. سپس مهندسان می‌توانند مناطقی را که نیاز به بهبود دارند، شناسایی کنند. اصول تفکر سیستمی و محدودیت هایی که در استفاده از آن وجود دارد، مواردی هستند که در آموزش تفکر سیستمی فرادرس به آن ها اشاره شده است. لینک این آموزش مفید را در ادامه مشاهده می کنید:
به قول بعضی ها اینارو مردم می دونن، واه واه چقدر پُرمدعا ، واقعا که ؟؟