نحوه نامه نگاری اداری

نوشتن نامه اداری شبیه به نامه های معمولی و دوستانه نیست. اگر برای اداره یا ارگان خاصی از سبک نگارش نامه معمولی استفاده کنیم، این کار نوعی توهین محسوب می شود. به همین علت باید در نگارش یک نامه اداری برخی نکات ریز و درشت رعایت شود تا از نامه ما، سوء برداشت نگردد. آسمونی در این بخش طریقه نامه نگاری اداری و یک نمونه از آن را آموزش می دهد.

روش نگارش نامه های اداری

برقراری ارتباط بین سازمان ها از طریق نگارش نامه های اداری با آیین نگارش نامه اداری، یکی از راه های رسیدن به اهداف سازمان به شمار می آید و در موارد بسیاری می تواند باعث موفقیت یا شکست سازمان شود. برای نگارش نامه های اداری روش های مختلفی وجود دارد که یکی از بهترین آن ها استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان است. نحوه نگارش نامه های اداری نشان دهنده میزان دانش و توانایی مدیران و کارکنان سازمان است..

مشخصات انواع نامه های اداری

برای آشنایی با آیین نگارش نامه اداری و روش نوشتن نامه اداری باید با مشخصات این نامه ها آشنا شویم. نامه های اداری مکاتباتی هستند که برای هدفی خاص بین سازمان ها مبادله می شوند. اندازه و ابعاد این نامه ها استاندارد و از پیش تعیین شده است. معمولا از کاغذهای A4 برای نامه هایی که از پنج سطر بیشتر است و کاغذهای A5 برای نگارش نامه های اداری که کمتر از پنج سطر هستند، استفاده می شود.

ارکان نامه های اداری

برای آشنایی با روش نامه نگاری اداری و آیین نگارش نامه های اداری باید با اجزای مختلف آن آشنا شویم. در این قسمت بخش های مختلف نامه های اداری را معرفی خواهیم کرد.

• سرلوحه

این بخش شامل عنوان نامه، آرم سازمان، تاریخ، شماره و توضیح پیوست است. آرم سازمان در سمت راست و شماره ، تاریخ و توضیح پیوست هم در سمت چپ و بالای نامه قرار می گیرد.

• عنوان نامه

در این قسمت از مقاله، هدف اصلی مشخص کردن مخاطب نامه است.

• متن نامه

متن نامه از سه قسمت مقدمه، پیام اصلی و نتیجه تشکیل می شود.

• امضا

امضای نامه در پایان و با یک سطر فاصله از متن اصلی و در سمت چپ نامه قرار می گیرد.

• رونوشت نامه

گیرندگان نامه باید مشخص باشند. رونوشت نشان دهنده افراد و سازمان هایی است که نامه را دریافت خواهند کرد.  رونوشت در سمت راست و با یک خط فاصله از امضا، در نامه قرار می گیرد.

انواع نامه های اداری

در هر سازمان نحوه نگارش نامه اداری، با توجه به نوع نامه متفاوت است، به همین علت باید با انواع نامه های اداری آشنا شویم و تفاوت های آن ها را درک کنیم. در این قسمت تعدادی از انواع نامه های اداری در سازمان ها را بیان خواهیم کرد.

1. نامه های اداری با توجه به سطوح سازمان
2. نامه های اداری از لحاظ امنیتی
3. نامه های اداری با توجه به زمان اقدام

تقسیم بندی نامه های اداری بر اساس ماهیت کار

نامه های اداری با توجه به ماهیت کار به 4 نوع مختلف تقسیم می شوند. آیین نگارش نامه اداری در انواع مختلف این نامه ها متفاوت است و با نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی میتوانید به نگارش بپردازید. در این قسمت انواع مختلف این نامه ها را بیان خواهیم کرد.

1. نامه های خبری
2. نامه های دستوری یا درخواستی
3. نامه های هماهنگی
4. نامه های بازدارنده

ویژگی ها و مشخصات یک نامه خوب

برای نگارش یک نامه اداری خوب رعایت آیین نگارش فارسی و آیین نگارش نامه اداری اهمیت بسیاری دارد. در این قسمت تعدادی ویژگی که هنگام نوشتن نامه های اداری باید رعایت کرد، را بیان خواهیم کرد:

1. جملاتی که در نامه استفاده می شود باید ساده، کوتاه و مستقیم باشد
2. در هر جمله فقط یک یا دو تفکر اصلی را بیان کنید
3. رعایت دستور زبان فارسی و آیین نگارش نامه اداری
4. پرهیز از جملات بسیار بلند یا بسیار کوتاه
5. پرهیز از تکرار اسامی
6. وحدت موضوع
7. درست نویسی کلمات

نمونه نامه اداری

در قسمت های قبل آیین نگارش نامه اداری را بیان کردیم. در این بخش از مقاله یک نمونه نامه اداری که با رعایت آیین نگارش مکاتبات اداری نوشته شده است برای آشنایی بیشتر، ارائه خواهیم داد:

به نام خدا

شماره: ……….

تاریخ: ……….

پیوست: ……….

جناب آقای ……….

استاندار محترم ...

با سلام  تصویر مصوبه شماره 12366 /ت30626 ک مورخ 83/6/30  کمیسیون موضوع اصل 138 قانون اساسی مبنی بر اصلاحات و تغییرات تقسیمات کشوری در شهرستان ... و نقشه های مربوط به پیوست ارسال می گردد.
 مقتضی است دستور فرمایید با توجه به قانون تعاریف و ضوابط تقسیمات کشوری و آیین نامه اجرایی آن اقدام لازم معمول دارند.

نام و نام خانوادگی

امضا