در دهه گذشته نرم‌افزارهای مدیریت مطب و کلینیک‌ دندانپزشکی بسیار مورد توجه دندانپزشکان و صاحبان مجموعه‌های دندانپزشکی قرار گرفته‌اند. این نرم‌افزارها با اتوماسیون نمودن بسیاری از فرایندهای دستی و کاغذی، توانسته‌اند امور مدیریت مطب و کلینیک را بسیار ساده کرده و بروز خطاهای برنامه‌ریزی، محاسباتی و مدیریتی را به طور قابل ملاحظه‌ای کاهش دهند.

اما به چه علت یک دندانپزشک نیاز به نرم‌افزار برای مدیریت امور مطب خود دارد؟ آیا این نرم‌افزارها می‌توانند در افزایش بازدهی و کاهش هزینه‌های اضافی یک مجموعه دندانپزشکی موثر باشند؟ در مورد جذب بیماران جدید چطور؟

دلایل نیاز یک مطب دندانپزشکی به نرم‌افزارهای مدیریت مطب

مدیریت امور مالی مطب، مدیریت زمان‌بندی نوبت‌ها، ارتباط مستمر با بیماران، مدیریت پرونده‌ها و مدارک دندانپزشکی و محاسبات بیمه‌ای از جمله چالش‌هایی هستند که در تمامی مطب‌ها وجود دارند. اما در کنار تمام این مسائل، مجموعه‌های دندانپزشکی با چالش‌های بسیار بیشتر و پیچیده‌تری رو به رو هستند که کادر مطب را شدیدا درگیر خود می‌کنند.

ارائه خدمات متنوع و به تبع آن هزینه‌های مختلف برای درمان باعث پیچیدگی‌های مالی بسیار زیادی در یک مجموعه دندانپزشکی خواهد شد. خرید مواد مصرفی برای درمان، مدیریت تعداد کالاها، توجه به انبارداری آن‌ها و همچنین محاسبه هزینه‌ خریدهای دوره‌ای نیز در بسیاری از موارد باعث سردرگمی دندانپزشک می‌شوند. در کنار مواد مصرفی بحث ارتباط با لابراتوارها و مدیریت سفارشات نیز مطرح خواهد شد که خود به تنهایی نیاز به زمانبندی، مدیریت و حسابداری کاملا جداگانه ای خواهد داشت.

خوشبختانه با اطمینان می‌توان گفت که یک نرم‌افزار مدیریت مطب دندانپزشکی کامل، قادر خواهد بود تا به تمامی این چالش‌ها رسیدگی کرده و با ارائه امکانات بسیار کاربردی به دندانپزشکان، آنان را در مدیریت مطب یاری کند.

یک نرم‌افزار دندانپزشکی باید شامل چه ویژگی‌هایی باشد؟

بهترین نرم‌افزار دندانپزشکی باید بتواند تمامی دغدغه‌های دندانپزشک در مطب را به خوبی برطرف کرده و وی را از به کارگیری نیرو و زمان اضافه بی‌نیاز کند. نرم‌افزار مدیریت دندانپزشکی ژنیک این امکان را به دندانپزشکان محترم می‌دهد تا بتوانند با خیالی آسوده امور مدیریتی مطب خود در تمام زمینه‌های مالی، بیمه‌ای، پرونده‌ها، مدیریت لابراتوار ، انبارداری و... پیش ببرند. علاوه بر تمامی بحث‌های مدیریتی قابلیت‌های جانبی این نرم‌افزار مانند اتصال به تجهیزات تصویربرداری، امکان ارائه طرح درمان به بیماران، امکان تعریف باشگاه مشتریان و.... نیز از جمله مواردی هستند که می‌توانند سبب افزایش سرعت عمل در مطب و درنتیجه افزایش بازدهی و رضایت مشتریان شوند.

امکانات نرم‌افزار مدیریت مطب دندانپزشکی

همانطور که در بالا مطرح شد، یک نرم‌افزار دندانپزشکی کامل باید قادر باشد تا تمامی نیازهای دندانپزشک برای مدیریت مطب را برطرف کرده و سبب افزایش بازدهی مطب و جذب بیماران جدید شود. در این راستا مایل هستیم تا تعدادی از مهم‌ترین امکانات نرم‌افزار مدیریت مطب ژنیک را به عنوان جامع‌ترین نرم‌افزار در کشور به شما معرفی نماییم:

مدیریت پرونده‌های دندانپزشکی

جمع آوری و نگهداری از پرونده‌های دندانپزشکی به دلیل جزئیات و دیتاهای فراوان کاری بسیار مشکل و زما‌ن‌بر است. نرم‌افزار مدیریت مطب دندانپزشکی ژنیک این امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید به راحتی یک پرونده دندانپزشکی الکترونیکی کامل از بیماران خود داشته باشید. یکی از بهترین مزایای این پرونده‌ها امکان جست‌وجوی بسیار ساده آن است که منشی مطب را قادر می‌سازد تا طی چند ثانیه پرونده بیمار مورد نظر خود را از میان صدها پرونده پیدا کند. سپس با انتخاب نام بیمار می‌توان تمامی اطلاعات پرونده، وضعیت مالی، تصاویر ثبت شده، پرونده‌ ارتودنسی، آزمایشات، سفارشات لابراتوار مربوط به بیمار و حتی تمامی نوبت‌های مراجعه شده به مطب را مشاهده و یا اطلاعات جدید را وارد پروفایل کرد. این ویژگی علاوه بر راحتی ثبت مدارک و درمان‌ها، باعث سهولت در دسترسی به تمامی اطلاعات و درمان‌های ثبت شده می‌شود که می‌تواند در بالا بردن سرعت عمل و بازدهی زمان حضور دندانپزشک موثر بوده و از جمع آوری اطلاعات به صورت پراکنده جلوگیری کند.

اتصال تجهیزات تصویربرداری

یکی از مشکلات همیشگی مطب‌های دندانپزشکی، انتقال تصاویر تجهیزات تصویربرداری به نرم‌افزار مدیریت مطب است که کاری بسیار سخت و زمان‌بر بوده و باعث نارضایتی پرسنل می‌شود. انتقال مستقیم تصاویر از تجهیزات تصویربرداری نیز مشکلاتی از قبیل کاهش کیفیت تصاویر و عدم امکان استفاده از قابلیت‌های ویرایش فنی نرم‌افزار را دارد. اما نرم‌افزار دندانپزشکی ژنیک، با اتصال به نرم‌افزار دستگاه تصویربرداری این امکان را فراهم می‌سازد تا بدون هیچ مشکلی، تصاویر بیماران با همان کیفیت اصلی به طور مستقیم در پرونده‌ الکترونیکی بیمار ذخیره گردد. تمامی تغییرات ایجاد شده در تصاویر نیز به صورت خودکار بر روی پرونده دندانپزشکی بیمار اعمال خواهد شد. به این ترتیب دیگر نیازی به منتقل کردن تصاویر از نرم‌افزاری به نرم‌افزار دیگر وجود نخواهد داشت. لازم به ذکر است که این نرم‌افزار قابلیت باز کردن تمامی فرمت‌ها از جمله JPG، DICOM و.. را دارد.

قابلیت تگ گذاری نیز از جمله مواردی است که می‌تواند در جست‌وجوی تصاویر بسیار مفید واقع شود. با استفاده از این روش، دندانپزشک می‌تواند بر روی هر تصویر تگ‌های خاصی را ایجاد کرده و سپس بدون نیاز به یادآوری نام بیمار و تنها با جست‌وجوی تگ‌ها، تصویر مورد نظر خود را پیدا کند.

ثبت طرح درمان

یکی از کاربردی‌ترین و مهم‌ترین بخش‌های نرم افزار مدیریت مطب‌های دندانپزشکی است. در این قسمت می‌توان تمامی درمان‌هایی که باید بر روی دندان‌های بیمار انجام شود و همچنین تعداد نوبت‌هایی که بیمار نیاز به مراجعه دارد را مشخص نمود. به این ترتیب بیمار و پزشک از همان ابتدا به تعداد جلسات درمان، هزینه‌ کلیه‌ درمان‌ها و مدت زمان آن‌ها آگاهی داشته و می‌توانند برنامه ریزی‌های لازم را جهت تنظیم طرح درمان انجام دهند. همچنین این طرح قابل چاپ بوده و می‌تواند به صورت یک نسخه‌ کاغذی در اختیار بیمار قرار گیرد.

مدیریت لابراتوارها

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های هر مطب دندانپزشکی، مدیریت سفارشات لابراتوارها است. زیرا بسیاری از دندانپزشکان به طور همزمان با چند لابراتوار کار می‌کنند که این موضوع مدیریت سفارشات و پرداخت‌های مربوط به آن را دچار مشکل می‌کند. در نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک ژنیک، امکان ثبت سفارش به لابراتوارها با جزئیات کامل و هزینه‌ها، مشاهد‌ه‌ سوابق سفارش و همچنین سفارش‌های در جریان وجود دارد. در قسمت گزارش‌گیری نرم‌افزار نیز امکان دریافت گزارش از سفارشات لابراتوار به صورت کلی و یا برای هر دندانپزشک به صورت مجزا وجود دارد.

امکان ایجاد تعرفه‌های متفاوت درمانی به ازای هر پزشک

از آن‌جایی که یک مطب دندانپزشکی بر خلاف مطب‌های پزشکی خدماتی بسیار متنوع‌تر از ویزیت به مراجعه کنندگان خود ارائه می‌دهند، یکی از چالش‌های موجود در این مجموعه‌ها وجود تعرفه‌های متفاوت به ازای هر دندانپزشک یا درمان متفاوت است. به کمک این قابلیت، در یک مطب یا کلینیک دندانپزشکی می‌توان هم بر اساس نوع درمان و هم بر اساس پزشک تعرفه‌‌‌های خدماتی متفاوتی را تعیین نمود. به این وسیله، اگر در یک مجموعه تعرفه‌ دندانپزشکی بالاتر از دیگران باشد، نرم‌افزار مدیریت دندانپزشکی ژنیک می‌تواند به راحتی و به صورت اتوماتیک، عملیات محاسبه را انجام داده تا دیگر نیازی به دخالت پرسنل برای تغییر تعرفه‌ها به صورت دستی وجود نداشته باشد.

سیستم انبارداری پیشرفته

یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های هر مطب دندانپزشکی، لوازم مصرفی است که به صورت مداوم نیاز به بررسی، خرید و ثبت اطلاعات کالاها دارد. ثبت دقیق تمامی ورودی‌ها و خروجی‌ها، امکان اعلام کمبود و اتمام هر کالا، ثبت خرید، ثبت مصرف و همچنین امکان دریافت لیست خرید و لیست موجودی در هر لحظه توسط کاربران وجود دارد که باعث ساماندهی سیستم انبارداری در مطب‌ها شده و از نگرانی دندانپزشک و دستیارش در رابطه با اتمام ناگهانی تجهیزات مصرفی می‌کاهد. همچنین هشدار به پایان رسیدن تاریخ انقضا کالاهای موجود در انبار، این امکان را به دندانپزشک می‌دهد بتواند تا حد ممکن از هدر رفتن تجهیزات و ایجاد ضررهای مالی جلوگیری کند.

سیستم حسابداری کامل

سیستم حسابداری کامل و بسیار پیشرفته‌ نرم‌افزار مدیریت دندانپزشکی ژنیک، شما را از استفاده از هرگونه نرم‌افزار حسابداری دیگر کاملا بی‌نیاز می‌کند. تمامی دریافتی‌ها و پرداختی‌ها(مانند دستمزدها، خریدها، اقساط، برق، اجاره‌ بها و...) در این قسمت قابل محاسبه است. نمایش صورتحساب بیمه‌های تکمیلی، گزارشات مالی بیمه‌های اولیه، کسورات و حتی سیستم یادآور قسط و مشاهده‌ کلیه هزینه‌ها در بازه‌های زمانی قابل تنظیم نیز از امکانات دیگری است که می‌تواند دندانپزشک را از صرف وقت، نیرو و هزینه اضافه بی‌نیاز کند.

سامانه‌ پیامکی پیشرفته

سامانه‌ پیامکی نرم‌افزار مدیریت مطب دندانپزشکی ژنیک بسیار قدرتمند بوده و می‌تواند بر اساس فیلتر‌های متفاوت بیماران را دسته بندی و برطبق این دسته بندی‌ها، پیامک‌های مربوط را ارسال کند. از سامانه‌ی پیامکی می‌توان جهت یاد آوری نوبت، یاد آوری پرداخت اقساط، اطلاع رسانی ثبت پرونده به بیماران، ارسال تبریک مناسبت‌های مختلف به افراد خاص، اطلاع رسانی بسته بودن مرکز و بسیاری موارد دیگر استفاده کرد.

استفاده از پیامک خودکار پس از درمان

یکی از خاص‌ترین ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت مطب و کلینیک ژنیک، امکان استفاده بیماران از پیامک‌های خودکار پس از درمان است. با استفاده از این قابلیت، بیماران می‌توانند پس از انجام درمان خود، تمامی مراقبت‌های مورد نیاز خود‌ را در بازه‌های زمانی متفاوت به صورت پیامکی دریافت کنند.

تعریف باشگاه مشتریان

با افزایش روز افزون رقابت در حوزه دندانپزشکی، باشگاه‌های مشتریان به یکی از اصلی‌ترین مزیت‌های رقابتی مطب‌ها و کلینیک‌های دندانپزشکی تبدیل شده‌اند. این باشگاه‌ها می‌توانند با ایجاد پلن‌های مراقبتی و در نظر رفتن مزایا برای مراجعه کنندگان، سبب حفظ مشتریان فعلی و افزایش تعداد بیماران مراجعه‌کننده به مطب شوند. باشگاه‌های مشتریان طراحی شده توسط گروه ژنیک، به صورت اختصاصی و با توجه به مشخصات و قابلیت‌های مورد نظر دندانپزشک طراحی می‌شود. این باشگاه‌ها به عنوان یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان قادر خواهند بود تا بیماران را به صورت کاملا هوشمند و هدفمند دسته‌بندی کرده و بر این اساس مزایای خاصی(مانند تخفیفات، اعتبارات و...) را برای ایشان در نظر بگیرد. لازم به ذکر است که تمامی فرایندهای باشگاه مشتریان ژنیک به صورت خودکار اجرا شده و برای مدیریت آن نیازی به هیچگونه عملیات دستی توسط پزشک یا منشی نخواهد بود.

امکاناتی که در بالا به آن‌ها اشاره شد، تنها گوشه‌‌ای کوچک از خدماتی است که یک دندانپزشک می‌تواند با نصب و استفاده از نرم‌افزار مدیریت مطب دندانپزشکی از آن‌ها استفاده کند. تجربه نشان داده دندانپزشکانی که حتی به مدت کوتاه از نرم‌افزار برای مدیریت امور مطب خود استفاده کرده‌اند، دیگر حاضر نخواهند بود تا شیوه سنتی مدیریت مطب را امتحان کنند. زیرا استفاده از این نرم‌افزار علاوه بر سادگی و صرفه‌جویی در زمان و هزینه، باعث افزایش بازدهی مطب و رضایت بیماران نیز می‌شود.

همچنین گروه فناوری اطلاعات ژنیک این امکان را برای دندانپزشکان محترم فراهم کرده تا بتوانند ابتدا به صورت آزمایشی و رایگان از نرم‌افزار استفاده و پس از اطمینان از نحوه عملکرد و رضایت کامل، نسبت به تهیه نسخه اصلی آن اقدام کنند. تیم مشاوره، فروش و آموزش ژنیک از اولین مراحل خرید و نصب همراه دندانپزشکان محترم بوده و در تمام مدت زمان استفاده از نرم‌افزار به صورت آنی آماده ارائه خدمات پشتیبانی به کاربران است.