تعریف سیستم و فرآیند انبارداری و دستورالعمل انبار گردانی

سیستم انبارداری به سیستمی گفته میشود که کلیه فرآیندهای اصلی انبار را ساماندهی کند. فرآیند های اصلی انبار شامل دو گروه تحویل کالا و نگهداری موجودی کالا می شود. برای آشنایی با سیستم و فرآیند انبارداری و دستورالعمل انبار گردانی این بخش آسمونی را تا پایان مطالعه نمایید چرا که به معرفی آن می پردازیم.

تعریف سیستم و فرآیند انبارداری و دستورالعمل انبار گردانی

آسمونی : سیستم انبارداری می تواند به صورت انبارداری دستی، انبارداری با اکسل و یا با استفاده از نرم افزار انبارداری مدیریت شود. اصول انبارداری در بخشهای مختلف اعم از دریافت، نگهداری و تحویل کالا باید در سیستم انبار رعایت شده باشد تا هزینه و زمان کمتری برای عملیات استفاده شود.

در واقع سیستم انبارداری به عملیات «تخلیه و بارگیری» و «نگهداری» کالاهای مورد نیاز بنگاهها یا بخشهای مختلف سازمان در انبارهایی با شرایط مناسب تا زمان استفاده گفته می شود. از فعالیتهای مرتبط با انبارداری می توان حسابداری انبار را نام برد که در صورتی که از نرم افزار یکپارچه در سازمان استفاده شود از دوباره کاری و حذف اطلاعات انبار به شدت کاسته می شود و به سرعت عملیات افزوده می شود.

انبارداری شامل سیستمهای قرار گرفتن جنس در انبار و مدیریت کنترل موثر از زمان دریافت تا لحظه تحویل است. واضح است که در صورت بروز اتفاقاتی از قبیل اجاره انبار و یا نیاز به استفاده از اصول انبارداری fifo و یا lifo که در برخی از صنایع اجبار است احساس نیاز بیشتری به استفاده از نرم افزار انبار مشاهده میشود. انبارداری بخشی از عملکرد لجستیکی هر بنگاه اقتصادی است . بهبود عملکرد یک سیستم انبارداری می توان در بخشهای مختلفی اعم از دریافت و تحویل مواد و اقلام – نگهداری صحیح – سطح موجودی مناسب کالا اتفاق بیافتد.

استفاده از نرم افزارهای انبارداری باعث بهبود هر کدام از این فرآیند ها می شود. به عنوان مثال افزایش سرعت و دقت در دریافت و تحویل کالا به واسطه وجود درخواست های سیستمی - همچنین وجود اطلاعات از محل نگهداری کالا - آلارم در زمان رسیدن به حداقل موجودی کالا - همچنین امکان گزارش گیری از اقلام کم گردش و راکد – همگی باعث بهبود عملکرد سیستم انبار و در نتیجه بهبود انبارداری سازمان می شود. juvdt sdsjl hkfhvnhvd

فرآیندهای انبار داری به دو بخش اصلی و پشتیبان تقسیم می شود. فرآیندهای اصلی مجموعه عملیاتی هستند که در کلیه انبار ها انجام می شوند.  فرآیند های پشتیبان مستقیما با عملیات انبارداری مرتبط نیستند ولی کیفیت انبارداری به میزان وجود و اجرای این فرآیندها در انبار بستگی دارد.

حال به تعریف فرآیندهای اصلی و پشتیبان انبارداری می پردازیم :

آسمونی : فرآیندهای اصلی: پذیرش کالا – جاگذاری و جابجایی کالا – انتخاب و گردآوری کالا برای خروج – بسته بندی و تحویل کالا

-          پذیرش کالا: متقاضیان خدمات انبارداری مجوز لازم برای ورود کالا به انبار را باید ارائه کنند که این مجزها ممکن است درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مرتبط با آن (مانند اظهارنامه، مانیفست، پته گمرکی و مجوزهای گمرکی باشد). زمانی که کالا به پشت درب انبار می رسد بایستی کنترلهای نگهبانی و امنیتی انجام شود و بعد از آن کالا وارد محوطه پذیرش بشود. در مکان پذیرش مسئول انبار کالا را با مشخصات اظهار شده از لحاظ شکل و تعداد چک می کنند و در صورتی که مغایرت داشته باشد صورت جلسه تنظیم می کند. در این مرحله کالاها از لحاظ وضعیت کالا و انبار دسته بندی شده و به انبار متناسب ارسال می شود.

-          جاگذاری و جابجایی کالا: مکان قرار گیری کالا باید بر اساس استانداردهای موجود برای نحوه ذخیره سازی کالا مشخص می شود و در همان محل جاگذاری می شود. در صورتی که نرم افزار انبار مورد استفاده امکان درج محل نگهداری کالا را داشته باشد، محلی که کالا در آن قرار گرفته است را در آن ثبت می کنند. این امر کمک شایانی در زمان انبارگردانی و یا بررسی صحت گزارشاتی از قبیل موجودی کالا می کند. در این مرحله رسید یا قبض انبار صادر و به آورنده تحویل می شود. در صورتی که انبار عمومی رسمی باشد امکان استفاده از این قبض به عنوان وثیقه و یا تضمین برای دریافت اعتبار و وام وجود دارد.

-          انتخاب  گردآوری کالا برای خروج: جهت خروج کالا از انبار عملیات گردآوری کالا از سطح انبار و حمل آن به نقطه تحویل باید صورت پذیرد.

-          بسته بندی و تحویل کالا: قبل از خروج کالا مجوز خروج آن باید بررسی شود . در این مرحله اطلاعات وسیله نقلیه و نام تحویل گیرنده در سیستم ثبت می شود. در صورت نیاز به بسته بندی ، پس از بسته بندی کالا بارگیری می شوند و اطلاعات بار در سیستم ثبت می شود تا مستنداتی نظیر مانیفست، بارنامه ، مجوز خروج از کارخانه، مجوز خروج از شهرکهای صنعتی و ... تولید شوند.

لازم به ذکر است فرآیندهایی از قبیل انبارگردانی جزو فعالیتهای اصلی انبار به شمار نمی آید و فقط زمانی که صحبت از انبار خصوصی می شود به عنوان فعالیت اصلی انبار مطرح می شود. در واقع در یک انبار عمومی که کلیه کالاهای آن متعلق به شرکت و یا مجموعه خاصی نیست انبار گردانی مورد نیاز نیست و فقط وقتی که انبار در مالکیت یک شرکت یا بخش دولتی یا خصوصی باشد نیاز به انبار گردانی ایجاد میشود. همچنین فعالیتهایی از قبیل آلارم رسیدن به حداقل موجودی و یا گزارشات کالاهای کم گردش و راکد نیز از این دست فعالیتها محسوب می شوند. برخی سازمانها برای رسیدن به این گزارشات روی به انبارداری با اکسل می آورند که معمولا به علت پیچیدگی این فرآیندها موفق به استفاده بهینه از آن نمیشوند. تنها راه موجود برای رسیدن به این اهداف استفاده از نرم افزار انبار یا برنامه انبارداری می باشد.

فرآیندهای پشتیبان: کنترل کیفیت – خدمات ویژه - خدمات مشتریان – مدیریت انبار

-          کنترل کیفیت : برای انجام عملیات کنترل کیفیت یا qc به چک لیست کنترل کیفیت نیاز داریم که توسط واحدهای مربوطه و یا واحد کنترل کیفیت مرکزی سازمان تهیه می شود. البته کنترل کیفیت در انبارداری در چند بخش کنترل کیفیت عملیات، ارزیابی عملکرد پیمانکاران، تعمیر و نگهداری، حمل و نقل و کنترل بارهای خطرناک انجام میشود.

-          خدمات ویژه: هرگونه عملیات که غیر از سه وظیفه اصلی تخلیه، انبارداری و بارگیری باشد در زمره خدمات ویژه قرار می گیرد. برای این گونه خدمات معمولا هزینه جداگانه ای از صاحب کالا دریافت می شود. نمونه ای از این خدمات آماده سازی قطعات نیم ساخته، صدور برگ وثیقه کالا و ... است.

-          خدمات مشتریان: اینگونه خدمات شامل خدماتی از قبیل ارائه خدمات الکترونیکی ، مدیریت ارتباط با مشتریان یا CRM انبار ، امکان رهگیری سفارش از انبار و موارد مشابه آن می شود.

 -          مدیریت انبار : کلیه فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی و زمان بندی ورود و خروج کالا – برنامه ریزی برای توسعه و تجهیز و بهره برداری بهینه از فضای موجود انبارها – مدیریت منابع انسانی و تجهیزات – تعریف معیار های ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد کلیه منابع در انبار – مدیریت درآمد و هزینه انبار را شامل می شود.