سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد)
سامانه تدارکات الکترونیکی دولت
در این مقاله از آسمونی ابتدا با بیان مفاهیم مرتبط با تدارکات، زیر فرآیندهای آن تشریح شده و با شناسایی نیازمندی‌های آن، به بیان تعاریف و جایگاه آن در اقتصاد کشور و نیز جایگاه آن در سطح بین‌الملل پرداخته شده است. پس از آن به تشریح تلاش‌های مرکز توسعه تجارت الکترونیکی دولت در خصوص پیاده‌سازی نمادهای مختلف دولت الکترونیکی به ویژه تدارکات الکترونیکی در بدنه دولت پرداخته و به روند تصویب برخی قوانین و آیین نامه‌های اجرایی مهم در این خصوص اشاره شده است. در ادامه به بررسی وضع موجود در برخی کشورهای دنیا و اقدام‌های انجام شده در آنها پرداخته شده و ضمن بیان نقش، جایگاه و مزایای به کارگیری تدارکات الکترونیکی در سازمان‌های دولتی، مراحل راه اندازی سامانه تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد) و الزام‌ها و ملاحظات پیاده‌سازی آن در کشور بیان شده است.
طبق ماده 1-الف آئین نامه فعالیت سامانه تدارکات الکترونیکی دولت انجام معاملات دستگاه های اجرایی ( مناقصه و مزایده ) در بستر وب که در آن کلیه مراحل مناقصه ( درخواست خرید تا پرداخت وجه ) و مزایده ( ثبت تا دریافت وجه ) می بایست در سامانه یاد شده انجام شود که به اختصار (ستاد) نامیده می شود. گسترش روزافزون فناوری اطلاعات وارتباطات و به تبع آن اینترنت باعث دگرگونی نحوه انجام فعالیت‌های اقتصادی و خدمات در این حوزه در سایه افزایش دقت و سرعت و شفافیت و کاهش هزینه و زمان در دنیای کنونی شده است. در واقع فناوری های نوین می‌توانند بر نقطه ضعف های تعاملات دراز مدت با گروه کوچکی از شرکای کسب و کار، از قبیل هزینه های چانه زنی و مخاطره محدود شدن غلبه کند. این در حالی است که بهره گیری از فناوری در اقتصاد به خودی خود منافع و مزایایی مانند مزیت قیمتی، اطمینان از کیفیت و در دسترس بودن موارد مورد نیاز را ممکن می‌سازد. در این بین، در برخی موارد این امکان وجود دارد که یکپارچه کردن فرآیندها و ساختارهای سازمانی تدارکات مستقیم وغیرمستقیم مفید واقع شود.
سیستم تدارکات الکترونیکی چیست؟
مدیریت فرآیند تدارکات به عنوان یکی از فرآیندهای زنجیره تأمین با هدف کسب کالا یا خدمات مورد نیاز با کمترین هزینه و در بهترین شرایط زمانی، مکانی، کمی و کیفی جایگاه ویژه ای در مدیریت کسب و کار دارد. در یک نگاه کلی، فرآیند تدارکات از مرحله شناسایی نیازمندی ها تا دریافت خدمات یا کالای خریداری شده برای رفع نیازمندی را شامل می‌شود. به دلیل ارتباطی که بین این فرآیند و دیگر فرآیندهای زنجیره تأمین وجود دارد، هرگونه بهبود در آن می‌تواند بر عملکرد کسب و کار و حتی کل زنجیره تأثیر بگذارد. در هر فرآیند تدارکات سه جزء اصلی وجود دارد که عبارت است از: خریدار، فروشنده و موجودیت مورد معامله که هر یک از آنها دارای ویژگی‌هایی هستند و به نحوی در تصمیمات ظاهر می‌شوند.
اینترنت فرصت های بسیاری را برای بهبود فعالیت‌های زنجیره تأمین به خصوص در حوزه تدارک فراهم کرده است. یکی از این زمینه های نوظهور، تدارکات الکترونیکی است. استفاده از اینترنت برای انجام فرآیند های تأمین و تدارکات را تدارکات الکترونیکی می نامند. با استفاده از راه حل‌های ارایه شده در زمینه تدارکات الکترونیکی می توان فعالیت‌ه ای تدارک را در طول زنجیره یکپارچه کرد. تدارکات الکترونیکی با استفاده از تکنولوژی اینترنت فعالیت خرید و تأمین را در سازمان ها مکانیزه می کند. با توجه به این که بسیاری از سازمان ها در صدد کاهش هزینه های ستادی و مدیریتی خود بوده و علاقمند به مدیریت جریان نقدی به نحو مطلوب تری هستند، سیستم های تدارکات الکترونیکی می‌توانند به عنوان یک ابزار مؤثر در این زمینه مطرح شوند. تدارکات تهیه و خرید اقلام و تجهیزات مورد نیاز است و می‌تواند موارد انتخاب تأمین کننده، ثبت و بررسی نیازها و درخواست های خرید، تأیید سفارشات، پردازش سفارش خرید، اقدام برای به اجرا گذاردن سفارش ها، هماهنگی پرداخت قیمت اقلام، بارگیری و دریافت اقلام را شامل شود. در واقع تدارکات الکترونیکی انجام امور یاد شده، از طریق اینترنت است.
تعاریف مختلفی از سیستم تدارکات الکترونیکی به عنوان بخشی از تجارت الکترونیکی مطرح شده است. بر اساس انتشارات بررسی شده از گروه تحقیقاتی فناوری اطلاعات، تدارکات الکترونیکی اساساً یک سیستم کاربردی خرید و تدارک مبتنی بر اینترنت / اینترانت یا سرویس میزبانی است که جریان خرید شرکای تجاری را آسان ساخته، بهره وری تجارت را از طریق زنجیره تأمین بالا برده و توانایی های استراتژیک تجارت الکترونیکی را در دنیای اینترنت فراهم می‌سازد. به بیان دیگر، سیستم‌های تدارکات الکترونیکی، در راستای به دست آوردن مواد و قطعات از طریق وب یا به کارگیری استانداردهای سنتی تبادل الکترونیکی اطلاعات، برای ساخت داخلی (تهیه مستقیم) یا تدارکات و تجهیزات اداری (تهیه غیرمستقیم)، استفاده می‌شود. به بیان کارآبلو، محقق حوزه اقتصادی، تدارکات الکترونیکی به عنوان تکنولوژیی تعریف شده است که برای تسهیل به دست آوردن کالاها به وسیله سازمان‌های تجاری یا دولتی از طریق اینترنت طراحی شده است. تدارکات الکترونیکی خرید و فروش تدارکات و خدمات میان بنگاه‌ها یا بنگاه با مشتری از طریق اینترنت است. وب سایت‌های تدارکات الکترونیکی به کاربران شناخته شده و امکان جست و جو به دنبال فروشندگان و خریداران کالاها و خدمات را می‌دهند.
به عنوان جمع بندی سیستم‌های تدارکات الکترونیکی به‌طور معمول کاملاً مبتنی بر وب بوده و از طریق اینترنت کنترل و هدایت می‌شوند و کاملاً خودکار هستند . این سیستم‌ها جریان تأمین کالا و خدمات را بین تأمین کننده و خریدار کاملاً یکپارچه می‌کنند. ارایه اطلاعات به موقع و مفید در راستای افزایش اثربخشی تصمیمات خرید نیز از دیگر مزایای این سیستم ها است.
اهداف و مزایای تدارکات الکترونیکی
نتایج تحقیقات پیشین نشان می‌دهد که با پیاده‌سازی تدارکات الکترونیکی، هر دو سمت درگیر در معاملات سود بالاتری را کسب کرده و فعالیت‌های مرتبط با سازمان‌ها و دولت مؤثرتر انجام خواهد شد. در ادامه به صورت جمع بندی شده اهداف و مزایای سیستم های تدارکات الکترونیکی عنوان می‌شود.
امضای الکترونیکی
تدارکات الکترونیکی دولت (ستاد) وجود بستری امن برای تأیید هویت و شناسایی طرفین معامله است، به طوری که این بستر مورد تایید قانون و از نظر قضایی نیز معتبر باشد. امضای الکترونیکی با توجه به موارد مندرج در «قانون تجارت الکترونیکی» و «دستورالعمل اجرایی مرکز صدور گواهی الکترونیکی میانی بازرگانی» این نیاز را کاملاً مرتفع می‌کند و به تامین کنندگان و خریداران اجازه می دهد تا در بستری کاملا امن تبادل اطلاعات کنند. امضای الکترونیکی برای دستگاه‌های اجرایی دولت (خریداران) که از سامانه تدارکات الکترونیکی دولت استفاده می‌کنند اجباری بوده و هر یک از نقش های مرتبط در فرآیند خرید شامل کارپرداز، مقام تشخیص، انباردار، ذیحساب و عامل ذیحساب باید با ارایه مستندات مرتبط با پست سازمانی و نقش خود در سازمان متبوع، به دفاتر صدور گواهی الکترونیکی مراجعه کرده و امضای الکترونیکی نوع دوم (شخص حقیقی با پست سازمانی) را دریافت کنند. برای تأمین کنندگان، استفاده از امضای الکترونیکی تا اطلاع ثانوی به صورت اختیاری بوده و تأمین کنندگان در صورت تمایل می‌توانند با مراجعه به دفاتر صدور گواهی الکترونیکی در سطح کشور امضای الکترونیکی دریافت کنند.
