اتاق بایگانی و اهمیت آن

 

 

با سرچ کوتاهی در وب متوجه خواهید شد که افراد مختلف بایگانی را به شکل ها مختلف تعریف کرده اند. اما به نظر می رسد که می توان فصل مشترک همه تعاریف را اینگونه بیان کرد:‌ حفظ، محافظت و مراقبت از اسناد و مدارک

از دو نظر می توان به این مقوله نگاه کرد:

1. از لحاظ تکنیک، جمع آوری، طبقه بندی، تنظیم و نگهداری اسناد و ... است. اسناد سازمانی به گونه ای است که اسناد و مدارک را می توان در حداقل زمان و با کمترین هزینه و منابع انسانی حفظ کرد.
2. از لحاظ مکان و فضا، آرشیو به مکان یا مکان هایی اطلاق می شود که اسناد در آن قرار دارد یا نگه داشته می شود. این تعریف به مفهوم فیزیکی و عینی بایگانی اشاره دارد.

اتاق بایگانی

به محل نگهداری اسناد، اتاق بایگانی و یا اتاق آرشیو گفته می شود. بطور معمول با توجه به وزن زیاد فایل های بایگانی، طبقه پایین ساختمان را برای اتاق آرشیو انتخاب می کنند. برای احداث اتاق بایگانی باید به این موارد توجه کرد:

1. نباید جریان های آب زیرزمینی از کف یا بالای آن رد شود.
2. عاری از جوندگان و حشرات مثل سوسک و ... باشد
3. در محیط های با ریسک زیاد مثل مناطق نزدیک به دیگ بخار نباشد.
4. دسترسی به این اتاق از همه واحد ها راحت باشد
5. کف اتاق آرشیو، با ظرفیت بار 1200 کیلوگرم در هر متر مربع، با ارتفاع استاندارد دو متر و بیست سانت برای قفسه های ثابت. در مورد کف، بهتر است که از پوشش هایی مانند سرامیکی، کفپوش قابل شستشو استفاده کنید تا از افزایش گرد و غبار جلوگیری شود.
6. معقول است تا پوششهای داخلی و خارجی دیوارهای اتاق بایگانی از مواد مقاوم در برابر رطوبت و حرارت ساخته شود.
7. بهترین دمای برای اتاق بایگانی، به طور متوسط ​​18 تا 20 درجه با رطوبت 50 درصد است.
8. بهتر است نور مستقیم خورشید به اتاق بایگانی نتابد

انواع مختلفی از کمد های ریلی برای بایگانی کردن اسناد وجود دارند اما به نظر می رسد می توان آنها را در سه دسته جا داد:

1. کمد بایگانی ثابت
2. کمد بایگانی ریلی
3. کمد بایگانی دوار

 

کمد بایگانی ثابت:

فقسه های بایگانی ثابت ساده ترین و قدیمی نرین قفسه هایی هستند که مورد استفاده قرار می گیرند. در این نوع قفسه بندی، ردیف های قفسه با فاصله 80 تا 100 سانتی متری از هم بصورت ثابت قرار دارند. بزرگترین مشکل این نوع قفسه بندی در بهینه نبودن استفاده از فضاست.

کمد بایگانی ریلی

تفاوت کمد بایگانی ریلی نسبت به نوع ساده آن این است که قفسه ها به روی ریل جابجا می شوند.

ویژگی های کمدهای ریلی عبارت است از:

• حذف راهرو اضافی و افزایش 80 درصدی فضای مفید کمدهای ریلی
• حفظ امنیت پرونده ها با وجود درب و قفل مرکزی
• اجرای سیستم قفسه بایگانی ریلی بصورت مکانیکی،برقی وهوشمند
• افزایش بهره وری نیروی انسانی
• نیروی مورد نیاز انتقال قفسه ها حرکت بسیار کم.
• مناسب طبقه بندی زونکن ، فایل باکس ، پرونده ، پوشه معمولی ، مدارک پزشکی وآویز

و البته ترکیب قفسه بایگانی ریلی با تکنولوژی باعث به وجد آمدن برتری های بسیاری برای آنها شده است. چند مثال را اینجا ذکر می کنیم:

• تعریف دسترسی به قفسه های خاص برای هر شخص
• باز شدن اتوماتیک قفسه مورد نظر در صورت اسکن شماره پرونده
• اختار وضعیت هوا و رطوبت در قفسه ها

 

کمد بایگانی دوار

کمد های بایگانی دوار برای استفاده حداکثری از ارتفاع است. عملکرد کمدهای بایگانی دوار دقیقا مشابه پارکینگ های طبقاتی است. قفسه ها به صورت دوار می چرخند و به پایین و یا بالا می روند. این کمد ها می توانند بصورت ثابت به روی زمین قرار گیرند و یا اینکه به روس ریل نصب شوند تا از فضا نهایت استفاده شود.

اینکه از کدام نوع کمد استفاده کنید به میزان فضا و هزینه خرید و یا اجاره فضای شما بستگی دارد اما در شهرهایی برگی مثل تهران، اصفهان، شیراز، تبریز، مشهد و ... معمولا هزینه اجاره یا خرید فضا بسیار بالاست و بهتر است که از کمد ریلی بایگانی یا دوار استفاده شود اما در فضاهای خارج شهری که قیمت زمین پایین است پیشنهاد ما استفاده از کمد های ثابت است.