صحبت از کیفیت

سازمان ها همیشه با این مساله که مطمئن باشند آیا آنها آگاهی های لازم در به پیش بردن شرکت را دارا هستند یا نه مواجه اند. گاهی اوقات بر مبنای" دانش قومی و قبیله ای " سازمان ها هر چند وقت یکبار با مانعی روبرو هستند که درون سازمان این آگاهی وجود دارد اما نه برای کل کارکنان یا صرفا برای عده معدودی در دسترس می باشد.این عدم آگاهی می تواند دال بر اثر بخش نبودن عملکرد سیستم مدیریت کیفیت باشد.

برای رفع این نگرانی، تجدید نظر در استاندارد ISO 9001: 2015 مفهوم دانش سازمانی را در بر می گیرد. این مفهوم ابتدا توسط کارشناسان فنی مورد بررسی قرار گرفت و در واقع روند تجدید نظر را آغاز کرد. در طی بررسی بین المللی در سال 2010، کاربران استاندارد ایزو خواسته اند مفاهیم بالقوه ای را که ممکن است دراین تجدید نظر باقی بمانند را، در نظر بگیرند . مفهوم مدیریت دانش یکی از حوزه هایی بود که کاربران نیاز به الزامات در استاندارد ISO 9001 می دانستند . این بازخورد به الزام دانش سازمانی تبدیل شد. در حالیکه سازمان ها همیشه باید برای این نوع موقعیت ها برنامه ریزی کرده باشند، ایزو 9001: 2015 اکنون نیاز به مدیریت این وضعیت دارد . ضمیمه A.7 در ISO 9001: 2015 بر این نکته تاکید می کند که دلیل نیاز یک سازمان برای دستیابی به دانش بالقوه مربوط به تعدیل و استخدام کارکنان و این که ممکن است به اشتراک گذاری اطلاعات نیاز داشته باشد .

الزام به معنای آن بسیار ساده است، به این معنی است که سازمان ها باید دانش لازم را برای اطمینان از اینکه فرایندها در جهت دستیابی به برآورده سازی انطباق محصولات و خدمات کار می کنند، و یا برای اطمینان از اینکه آنها دانش صحیح در این راستا و یا توان لازم برای محافظت از دانشی که آنها دارند ، رادارند . این اطلاعات باید حفظ شود و در صورت لزوم در دسترس قرار گیرد . آنها همچنین باید دانش را بدست آورند وقتی که آنها آن را ندارند.

در حالی که سازمان باید اطلاعات لازم را حفظ کند، نیازی نیست که دانش به عنوان اطلاعات مستند حفظ شود. بحث در مورد چگونگی این امکان وجود دارد و چگونه ممیزان قادر خواهند بود تا بدون اطلاعات مستند این انطباق را تأیید کنند. بهترین انطباق برای ایجاد الزام استاندارد ایزو اخذ ایزو برای  الزام به تعهد مدیریت است. همیشه الزام تعهد مدیریت بدون نیاز اطلاعاتی مستند بوده است . شواهد عینی از طریق مصاحبه ها تایید شده است.انتظار می رود که این امر شبیه نیاز به دانش سازمانی خواهد باشد.

برای دریافت گواهینامه ایزو در هنگام بررسی الزامات مربوط به دانش سازمانی، کاربران باید اطمینان حاصل کنند که رویکردی را که الزامات شایستگی بند 7.2 از آن ها برای دانش سازمانی توضیح داده شده در بند 7.1.6 است، رعایت نمی کند. به عبارت ساده، شایستگی دانش و مهارت هایی است که یک فرد از سازمان باید به منظور انجام کار خود داشته باشد دانش سازمانی  متمرکز بر دانشی است که سازمان نیاز دارد تا در دسترس داشته باشد تا اطمینان حاصل نماید که فرایندها می توانند پیگیری شوند. ممکن است فرد بتواند نیازهای صلاحیت و آگاهی را برای سازمان تامین کند  اما هنوز دانش لازم را نداشته باشد.

برای اکثر سازمان ها، آنها متوجه خواهند شد که آنها از طریق مشاور مدیریت در حال انجام فرایندهایی هستند که این نیاز را برآورده می کنند. به عنوان مثال، برنامه ریزی جانشینی یا آموزش متقابل برای اطمینان از اینکه کارکنان دانش لازم را قبل از خروج کارمند دیگر فراهم می کنند . سازمانها همچنین ممکن است روش هایی مانند درس های آموخته شده در تکمیل پروژه یا حضور در کنفرانس ها برای کسب دانش بیشتر و یا تمایل برای درخواست مشاوره بازاریابی و فروش را داشته باشند.

یکی دیگر از روش هایی که اکثر سازمان ها دارند، اطلاعات مستند مانند روش ها، دستورالعمل های کاری یا کار استاندارد است . این اطلاعات معمولا شامل مراحل لازم برای تکمیل فرایندهای خاص می شود . این در حالی است که ایزو 9001: 2015 مستلزم رویه های مستند نست، مگر اینکه سازمان تشخیص دهد که لازم باشد، این روش ها اغلب به اطمینان از اینکه فرآیندها می توانند تکمیل شوند و به فردی که برای انجام یک کار خاص در دسترس نیست، وابسته نیست.

راه های نوآورانه ای برای ضبط اطلاعات مورد نیاز وجود دارد . این می تواند شامل استفاده از یک ابزار مانند ویکی پدیا باشد تا اطلاعات را به طور مداوم جذب کند . اشخاص اختصاص داده شده به یک پروژه می توانند این اطلاعات را در یک مکان واحد برای بررسی یا مرجع در زمان بعد جمع آوری کنند.

مفروضاتی باید برای سازمانی که در حال اجرای این الزامات است ، در نظر گرفته شود . افرادی که مصاحبه  و استخدام می شوند، لازم است که این روش ها به آنها انتقال داده شود. کلید این الزام این است که در نظر بگیریم که سازمان در حال حاضر چه چیزی را در دست دارد و فرض بر این نیست که سازمان باید هر شیوه جدیدی را اتخاذ کند.

این الزامات یک شکاف معروف در استاندارد را برآورده می کند و کاربران را قادر می سازد تا با اضافه کردن ارزش به سیستم مدیریت کیفیت سازمان، نیازهای ISO 9001: 2015 را برآورده نمایند.