روندهای اداری کارها و امور دولتی

Q: کارمند امور اداری چه وظایفی دارد؟

شناسایی مراحل استخدام بعد از دریافت مدارک - آشنایی با عوامل شیمیایی محیط کار - توانایی همکاری با واحدهای مختلف و... (موارد بیشتر در مقاله ذکر شده است)

Q: واحد های مختلف در اداره دولتی چه نام دارند؟

واحد دبیرخانه و بایگانی - واحد منابع انسانی - واحد مالی - واحد بازرسی

کارمند امور اداری کسی است که توانایی اخذ مدارک استخدام نیروی انسانی، تشکیل پرونده های مربوطه و معرفی آن به واحدهای گوناگون را دارد.

در این مطلب می خوانید : [بستن]

- واحد های مختلف در اداره دولتی
- وظایف کارمند امور اداری

کارمند امور اداری کسی است که توانایی اخذ مدارک استخدام نیروی انسانی، تشکیل پرونده های مربوطه و معرفی آن به واحدهای گوناگون، انجام مکاتبات اداری و صدور احکام مختلف مربوطه و همکاری با واحدهای امور اداری را داشته باشد. با آسمونی همراه باشید.

واحد های مختلف در اداره دولتی

واحد دبیرخانه و بایگانی

یکی از واحدهای مهم و پر مشغله در سازمان‌های دولتی، واحد دبیرخانه است، زیرا در این سازمان‌ها معمولاً حجم زیادی از مکاتبه با سایر سازمان‌ها انجام می‌شود. نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شما امکان می‌دهند تا تمامی فعالیت‌های مربوط به واحد دبیرخانه اعم از ثبت نامه‌های اداری وارده و صادره در دفاتر اندیکاتور، شماره‌گذاری آنها، بایگانی نامه‌ها، به گردش انداختن نامه‌ها و پیگیری آنها را به صورت مکانیزه و خودکار انجام دهید. بنابراین می‌توانید نیروی انسانی کمتری را به فعالیت‌های واحد دبیرخانه اختصاص دهید و کارهای این واحد را با سرعت، دقت و امنیت بیشتری انجام دهید.

وظیفه دیگر این واحدها بایگانی و مدیریت حجم زیادی از داده‌ها و اسناد سازمانی است. بایگانی تعداد روزافزون مستندات در سازمان‌های دولتی به صورت کاغذی و با روش دستی اساساً ناکارآمد است. سیستم‌های اتوماسیون اداری اغلب با پشتیبانی و دارا بودن یک زیرسیستم مدیریت مستندات به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا بتوانند مستندات خود را به صورت دیجیتالی آرشیو و نگهداری کنند. این زیرسیستم‌ها علاوه بر قابلیت دسته‌بندی دیجیتالی اسناد سازمانی، امکان جستجو و بازیابی سریع آنها را نیز فراهم می‌کنند.

واحد منابع انسانی

واحدهای منابع انسانی در سازمان‌های دولتی با حجم زیادی از اسناد و پرونده‌های کاری و پرسنلی سر و کار دارند و فرآیندهای متعددی مانند استخدام نیروهای انسانی جدید، ارزیابی عملکرد کارکنان فعلی سازمان و تهیه گزارش از آن را بر عهده دارند. نرم افزار اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن و حذف کاغذ از این این فرآیند به اجرای سریع‎تر آنها کمک می‌کنند. همچنین با دیجیتالی شدن پرونده‌های پرسنلی مدیریت و جستجو در میان آنها تا حدود زیادی تسهیل می‌شود. از سوی دیگر اگر از یک نرم‌افزار BPMS استفاده کنید، می‌توانید تمامی فرآیندهای کاری این واحد را دیجیتالی و مکانیزه کنید.

واحد مالی

واحدهای مالی در سازمان‌ها (اعم از دولتی و خصوصی) با حجم زیادی از اسناد مالی مانند فاکتورهای خرید یا فروش روبرو هستند. جابجایی و مدیریت این حجم از اسناد به صورت کاغذی و دستی کاری زمان‌بر و خطاپذیر است. نرم‌افزارهای اتوماسیون به واحدهای مالی در سازمان‌های دولتی اجازه می‌دهد تا مکاتبات و اسناد مالی خود را به صورت دیجیتالی ارسال، دریافت و مدیریت کنند. همچنین با استفاده از راهکارهای BPMS می‌توان گردش‌کار فرآیندهایی مانند خرید اقلام اداری خودکارسازی و مکانیزه کرد. نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در صورت بهره‌مند بودن از راهکارهای مدیریت مستندات می‌توانند برای مدیریت اسناد مالی نیز مورد استفاده قرار بگیرند.

واحد بازرسی

واحد بازرسی از آندسته از واحدهای اداری است که در سازمان‌های دولتی رواج زیادی دارد. علت آن نیز این است که مقررات بیشتری بر این سازمان‌ها حکمفرماست و باید نظارت دقیق‌تری بر عملکرد کارکنان و مدیران آنها وجود داشته باشد. سیستم‌های اتوماسیون اداری به طرق مختلفی از جمله با تعیین دقیق مسئولیت‌ها و شفافیت‌سازی در عملکرد کارکنان به واحدهای بازرسی کمک می‌کنند تا بتوانند نظارت بهتری بر عملکرد کارکنان سازمان داشته باشند. از سوی دیگر نرم افزارهای اتوماسیون دریافت گزارشات مربوط به تخلفات کارکنان از سوی ارباب رجوع را به صورت الکترونیکی تسهیل می‌کنند.