- آسمونی
- مجله اینترنتی
- وبگردی
- مدیریت چابک چیست؟ - راهنمای کامل اصول و مبانی مدیریت چابک
مدیریت چابک چیست؟ - راهنمای کامل اصول و مبانی مدیریت چابک
در هسته مدیریت پروژه چابک (Agile Project Management) کلمه 'agility' نهفته است که معادل فارسی آن به معنای 'تحرک و چابکی' و همچنین از کلمه لاتین 'agere' است که معنای 'انجام دادن، عمل کردن' می دهد. وجود این کلمه در کنار واژه مدیریت پروژه (Project Management) نشان دهنده توانایی حرکت دادن چیزی به جلو به روشی سریع است که در این مورد منظور پروژه است و امکان تغییر جهت آسان در صورت بروز مشکلی را نیز فراهم می کند.
فلسفه مدیریت چابک بر افراد توانمند و تعاملات آنها و تحویل به موقع و با سرعت ثابت ارزش و اعتبار به یک شرکت متمرکز است. در حقیقت مدیریت پروژه چابک بر ارائه حداکثر ارزش در مقابل اولویت های تجاری خاصی که در زمان و بودجه مجاز آن مجموعه تمرکز می کند، به خصوص زمانی که انگیزه ارائه محصول یا خدمت بیشتر از ریسک آن باشد.
بنابراین، از نظر مدیریت پروژه، 'چابکی' دارای پنج ویژگی اساسی است که بلوک های سازنده فرآیند چابک را تشکیل می دهند:
- شفافیت
- تمرکز بر مشتری
- تطبیق پذیری
- احساس مالکیت (رهبری موثر)
- پیشرفت مداوم و پیوسته
مدیریت پروژه چابک یک رویکرد تکراری برای ارائه یک پروژه در طول چرخه عمر آن است که اساس آن بر تقسیم و بخش بندی یک پروژه بزرگ و سنگین به گروه ها و سکشن های کوچکتر است که این بخش های کوچکتر قابلیت نظارت و کنترل به مراتب بیشتری نسبت به پروژه های بزرگ دارند.
این مدل از مدیریت عملیات بر موارد زیر تمرکز دارد:
- انجام و نظارت بر فرآیند کار تحت دسته ها یا گروه های کوچک
- تجسم فرآیندها برای ایجاد شفافیت مسیر پیش رو؛
- تعامل و کار مشترک با مشتری یا کاربر
- دریافت بازخورد از تغییرات اعمال شده در سریع ترین زمان ممکن
این شیوه مدیریت به شما این امکان را می دهد که به سرعت خود را با نیازهای در حال تغییر جامعه هدف خود وفق دهید و محصولات یا خدماتی با کیفیت بالاتر را برای برآورده کردن هر چه بیشتر و بهتر نیازهای مشتری یا کاربر خود تولید و ارائه کنید.
در لینک زیر مجموعه ای از آموزش های کاربردی معرفی شده است که می تواند برای یادگیری مفاهیم اساسی حوزه کسب و کار بسیار مفید می باشد.
مجموعه آموزش کسب و کار و استارت آپ – کلیک کنید
در اینجا باید به این نکته نیز اشاره کنیم که یک تصور غلط رایج در مورد عبارت مدیریت چابک در ذهن بسیاری از افراد وجود دارد و آن این است که این روش کاربردی نیست و فقط یک مقوله تئوری و بیشتر یک بخش از روش شناسی مدیریت پروژه است. اما در نقطه ی مقابل، روش مدیریت چابک روشی برای حل مشکلات مشترک و رویکردی است که مردم در مدیریت پروژه های بزرگ و مدرن خود به کار می گیرند.
تعریف مدیریت چابک
تاریخچه مدیریت چابک
این روش در ابتدا در صنعت توسعه نرم افزار ریشه داشت، اجازه دهید به سرعت بررسی کنیم که چگونه ایده مدیریت پروژه چابک در وهله اول ظهور و سپس در تمامی پروژه های مدرن نام خود را تثبیت کرد.
همه چیز از اصطلاح 'بحران توسعه برنامه' در اوایل دهه 1990 شروع شد. در آن بازه زمانی، فاصله زمانی قابل توجهی در حدود سه سال بین نیاز تجاری به یک برنامه کاربردی و عرضه نهایی و واقعی نرم افزار وجود داشت.
بیشتر اوقات، در زمان عرضه محصول نهایی، فناوری و تکنولوژی به قدری سریع پیشرفت می کرد که نیازهای مشتری کاملا تغییر کرده بود. این امر منجر به بسیاری از پروژه های شکست خورده و افزایش هزینه های اولیه و پایه ای شد.
اگر می خواهید به فهم عمیق و تحلیلی حوزه سازمان و مدیریت دست یابید، مجموعه آموزش زیر در سایت فرادرس می تواند برای شما راهگشا باشد:
مجموعه آموزش مدیریت – کلیک کنید
این بازه های زمانی طولانی منجر به ناامیدی رهبران فکری در صنعت توسعه نرم‌افزار شد. در نتیجه آنها شروع به سازماندهی جلسات غیررسمی میان هم کاران و رقیبان خود کردند و مصمم بودند که هر چه سریعتر راهی برای تولید و توسعه نرم افزاری آسان تر و سریعتر و در عین حال عرضه آن با کیفیت بالا بیابند.
این گونه بود که در گردهمایی معروف 17 رهبر توسعه نرم افزار در پیست اسکی Snowbird در کوه های Wasatch در یوتا در بازه زمانی 11تا 13 فوریه 2001 اتفاق افتاد. به ادعای خود آنها این گردهمایی برای صحبت در مورد اسکی، نوشیدن مقداری نوشیدنی، استراحت و لذت بردن از منظره های زیبای کوهستان با یکدیگر ملاقات کردند.
با این حال، چیزی که در نهایت اتفاق افتاد و ظهور پیدا کرد، «مانیفست چابک» بود که این ایده ی نو پا نحوه مدیریت پروژه‌های امروزی را کاملا تغییر داد.
مراحل چرخه مدیریت چابک چیست؟
چرخه های زندگی تکراری یا چابک از چندین مرحله تکراری یا گام های رو به جلو در جهت تکمیل یک پروژه بزرگ تشکیل شده است. این رویکردهای تکراری اغلب در پروژه‌های توسعه نرم‌افزار برای ارتقای سرعت و سازگاری هر چه بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در واقع مزیت این مراحل تکراری این است که می‌توانید به جای دنبال کردن یک مسیر خطی، در طول مسیر خود را با شرایط پیش آمده تطبیق دهید و از شکست های احتمالی و موانعی که ممکن است به صورت ناگهانی در مقابل پای شما قرار بگیرد، جلوگیری به عمل آورید.
یکی از اهداف مهم مدیریت چابک یا تکراری، دسترسی به بخشی از اهداف در طول فرآیند است و نه تنها در پایان. همانطور که میدانید پروژه هایی که نقشه راه و استراتژی آنها به صورت خطی است، هدف و مقصود نهایی آنها در آخرین بخش کار یا به عبارتی در نهایت کار به نتیجه خود دست پیدا میکنند. که البته این امکان وجود دارد که نتیجه نهایی آنگونه که مورد نظر آنها بوده است نباشد!
مراحل مدیریت چابک
اما نکته بسیار مهم این است که هسته پروژه های چابک از ارزش های مرکزی و رفتارهای اعتماد، انعطاف پذیری، توانمندسازی و همکاری را تشکیل شده است.
فاز‌های مدیریت پروژه چابک
به طور کلی، فرآیند تحویل پروژه چابک را می توان در مراحل زیر خلاصه کرد:
- تصوٌر: چشم انداز محصول یا خدمت سطح بالایی را برای مشتریان ایجاد کنید و همچنین تعیین کنید چه افرادی از میان مشتریان یا خریداران در مراحل پروژه مشارکت خواهد داشت.
- حدس و گمان: این مرحله ادامه مرحله تصور است، جایی که تیم ها نیازهای اولیه خود را برای یک تولید یک محصول یا ارائه خدمتی جمع آوری می کنند و یک برنامه تکراری اما منظم و دقیق را بر اساس چشم انداز و اهداف شرکت یا مجموعه توسعه می دهند.
- کاوش: کار بر روی محصولات یا خدمات تحویلی پروژه با تمرکز بر جریان کاری با هدف دریافت بازخورد از مشتری در سریع ترین زمان ممکن.
- تطبیق: نتایج به دست آمده را بررسی کنید و در صورت بروز مشکل یا کمبود در بخشی به دنبال حل آن بروید یا اینکه با شرایط فعلی سازگار شوید.
- بستن: پروژه را به پایان برسانید و یافته‌های کلیدی را با همکاران یا سهام داران مجموعه یا شرکت به اشتراک بگذارید.
اصول مدیریت چابک
مبانی و اصول اساسی مدیریت چابک عبارتند از:
- این روش پروژه بزرگ و پیچیده را به قطعات کوچکتر تقسیم می کند، که سپس توسط اعضای هر کدام از تیم ها و بخش نظارت بر پروژه کار هر کدام از این بخش ها را از نظر اهمیت اولویت بندی می شود.
- پروژه ای که به روش مدیریت چابک در حال انجام است، کار مشترک و همکاری را به ویژه با مشتری و حتی جامعه هدفی که به عنوان خریدار یا دریافت کننده محصول است، ترویج می کند.
- پروژه چابک در فواصل زمانی منظم نتایج اولیه خود را منعکس می کند، از اشتباهات کوچک در هر کدام از بخش ها عبرت می‌گیرد و خود را با نقص ها و کاستی های احتمالی تنظیم می‌کند تا این اطمینان حاصل شود که مشتری و یا مصرف کننده همیشه از محصول یا خدمت ارائه شده راضی است و این امر نتایجی را به همراه دارد که سبب منافع نهایی برای شرکت یا مجموعه می‌شود.
روش‌های مدیریت چابک، ،فرآیند برنامه‌ریزی عملیات را با اجرا ان ادغام میکنند و به سازمان یا مجموعه این اجازه را می‌دهند تا ذهنیت کاری را در میان کارکنانش ایجاد کند که این امر به تیم ها کمک می‌کند به طور مؤثر و با هماهنگی هر چه بیشتر به نیازهای متغیر پاسخ دهند.
چابک شدن یک شرکت چگونه انجام می شود؟
حرکت یک سازمان یا مجموعه به سمت تبدیل شدن به یک سازمان چابک تغییرات نسبتا زیادی را به همراه دارد. این فرآیند بسیار حساس و دقیق است و بر فرهنگ سنتی و ذهنیت ابتدایی افراد تأثیر می گذارد و سبب نوآوری و ایجاد روش های جدیدی برای کار روی پروژه ها می شود – و بر حسب تجربه و با یک نگاه کوتاه به تاریخ می توانید متوجه شوید که همه متقاعد نمی شوند و گاها مقاومت زیادی را در برابر تغییرات از خود نشان می دهند!
حال سوالی که در ذهن ایجاد می شود این است که برای اجرای موفقیت آمیز این تغییرات و رسیدن به هدف نهایی چه چیزی لازم است؟ برای درک هرچه بهتر مدیریت فرایند در سازمان، بهتر است با مفاهیم پایه ای این حوزه آشنا باشید. مطلب زیر می تواند در این زمینه به شما کمک کند.
آموزش مدیریت فرایند کسب و کار – کلیک کنید
مدیریت پروژه چابک از زمان ظهور آن در دنیای فناوری اطلاعات در دهه 1990، راه طولانی را پیموده است.
این مفهوم هنوز هم در ذهن بسیاری از افراد با تردید، تصور نادرست و حتی بی اعتمادی شکل گرفته است، به خصوص زمانی که این تغییر اعمال شده نیازمند و مستلزم یک تغییر بخصوص یا بعضا اساسی در فرهنگ عمومی یک جامعه یا یک قشر خاص باشد، در واقع مشکل اصلی ما این است که چگونه روش سنتی که را که سال ها در یک شرکت پیاده سازی شده است و حتی در مواردی عملکرد خوبی نیز از خود نشان داده است را تغییر دهید و یک روش چند قسمتی که دارای کارهای نسبتا تکراری در تیم های کوچکتر است را جایگزین آن کنید.
تفاوت بین رویکرد چابک و آبشاری چیست؟
این چهار جنبه اصلی تفاوت بین رویکردهای مدیریت چابک و آبشاری را در مدیریت و اجرای یک پروژه نمایان می سازد:
- همکاری مشتری یا خریدار در فرآیند های مذاکره قرارداد؛
- تعامل میان افراد در فرآیند های مختلف و به کار گیری ابزارهای مشترک.
- پاسخ سریع و به موقع به یک تغییر اعمال شده در حین پیاده سازی یک برنامه ساختاریافته؛
- نمونه سازی و راه حل های کاری فراتر از مستندات جامع موجود.
تفاوت مدیریت پروژه سنتی با مدیریت چابک چیست؟
در مدیریت چابک، بر خلاف مراحل سنتی مدیریت پروژه، یک تفاوت کلیدی در فاز 'تطبیق' وجود دارد که ماهیت تکرار شونده مدیریت پروژه چابک را تعریف می کند.
پس از ایجاد چشم انداز برای محصول یا خدمت و تهیه یک طرح تکرار، وارد مرحله 'کاوش' می شوید. در این مرحله هدف این است که به‌جای منتظر ماندن برای تکمیل همه فرآیند ها، به‌طور مداوم محصولات تحویلی هر کدام از بخش های کوچک را به بازار عرضه می کنیم.
اصول مدیریت چابک
سپس، در مرحله 'تطبیق'، تیم ها در بررسی های کوتاه پروژه با مشتریانی که بازخورد مربوطه خود را ارائه می دهند، مشارکت و همکاری می کنند. هدف اصلی این مرحله این است که اقدامات آینده خود را بر اساس بازخوردی که از مشتری دریافت کرده اید، تطبیق دهید و در صورت لزوم، به جای انجام دوباره یک پروژه بزرگ و گسترده، تغییرات کوچکی را در آنچه که ارائه شده است اعمال کنید تا محصول و خدمت بی نقض و کامل شود.
حس مالکیت در روش مدیریت چابک به چه معناست؟
ویژگی دیگری که «چابکی» برای مدیریت پروژه به ارمغان می‌آورد، القای حس مالکیت در تیم‌ها است که به رهبری و هدایت مؤثرتر آن ها کمک شایانی می‌کند.
به عنوان مثال، در مدیریت پروژه سنتی، تمام اطلاعات از طریق یک مدیر پروژه تعیین شده و به هر بخشی اختصاص داده می شود که وظایف را به اعضای مختلف آن تیم اختصاص می دهد. این حالت می تواند سبب افزایش احتمال گم شدن برخی از اطلاعات بی اثر باشد.
اما در نقطه مقابل، پروژه های چابک بخش بزرگی از فرآیند تصمیم گیری را به اعضای تیم می دهد.
در واقع، این افراد کسانی هستند که به جزئیات فنی کار نزدیک‌تر هستند، و کاملاً منطقی است که آنها را به طور فعال در فرآیندهای برنامه‌ریزی بگنجانند تا تصمیم بگیرند که چگونه وظایف خود را به بهترین نحو انجام دهند.
در نهایت، اعضای تیم تشویق می شوند به جای اینکه منتظر بمانند تا 'رئیس' بگوید چه کاری باید انجام شود، همکاری کنند و راه حل هایی برای مشکلات بر اساس نگرش و درک خود بیابند.
مدیریت چابک چه مزایایی دارد؟
- رویکردها و روش های بر پایه مدیریت چابک افراد درگیر را توانمندتر می سازد و سبب ایجاد مسئولیت پذیری در این افراد خواهد شد، تشویق برای ارائه ایده های نو؛ انتشار و دستیابی زودهنگام به مزایا و حتی بخش هایی از نتیجه نهایی؛ همچنین ارتقاء و بهبود مستمر فرآیند خواهد شد.
- این روش مدیریتی به ایجاد تعامل میان شرکت با مشتری و یا کاربر کمک می کند چرا که این تغییرات اعمال شده به جای آنکه حالت انقلابی داشته باشند، بیشتر حالت تکمیلی و تکاملی دارند. بنابراین می تواند در حمایت از تغییرات فرهنگی که برای موفقیت بیشتر پروژه به عنوان یک عنصر اصلی و ایجاد کننده تحول بسیار حیاتی است، موثر باشد.
- سازوکار مدیریت چابک اجازه می‌دهد تا تصمیم گرفته شده در لحظه هر چه سریع تر آزمایش شده و در صورت نامناسب بودن نتایج این تصمیم، تغییر اعمال شده سریعتر رد شود.
- حلقه‌های بازخوردی که در میان هر کدام از سکشن ها و بخش ها وجود دارد مزایایی بسیاری را در فرآیند چابک فراهم میکنند که در این ارتباط تنگاتنگ در روش مدیریت آبشاری مشهود نیست.
نتیجه گیری و کلام آخر
رویکرد چابک به مدیریت پروژه به سازمان شما اجازه می دهد تا انعطاف پذیرتر باشد و راهی برای پاسخگویی به تغییرات در حال ظهور پیدا کند. هنگامی که ویژگی های زیر وجود داشته باشد، یک پروژه به عنوان چابک در نظر گرفته می شود:
- شفافیت
- تمرکز بر مشتری
- تطبیق پذیری
- احساس مالکیت (رهبری مشترک)
- پیشرفت مداوم
حال که با مفاهیم اولیه مدیریت پروژه و ویژگی های کلی آن آشنا شده اید، می توانید با استفاده از آن به کسب و کار خود رونق ببخشید. اگر قصد دارید تا با آموزش های بیشتری در حوزه مدیریت بازاریابی آشنا شوید، هم اکنون وارد سایت فرادرس شده و از آموزش های تخصصی آن استفاده کنید.
