کد مطلب: 60708 درج نظر
زمان مطالعه: 9 دقیقه
انواع گزارش - سبک های گزارش نویسی

انواع گزارش - سبک های گزارش نویسی

گزارش نویسی سبکی از نوشتن دقیق در مورد یک موضوع خاص است و لحن گزارش بسته به هدفی که دارد، می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد.
زمان مطالعه: 9 دقیقه

بخش مهمی که در نگارش گزارش باید روی آن تمرکز کرد، مخاطبان هدف هستند. به عنوان مثال، گزارش نویسی در مورد یک رویداد در مدرسه با گزارش نوشتن در مورد امور تجاری هر کدام سبک های خاص خود را دارند. تمام اطلاعات ارائه شده در گزارش نه تنها باید عاری از هرگونه جهت گیری باشد، بلکه باید 100% درست و دقیق ارائه شود. خواندن و بررسی اطلاعات کاری است که به عنوان یک قانون ثابت قبل از ارسال گزارش باید انجام دهید.

گزارش ها با تحلیل و نکته سنجی دقیق نوشته می شوند. هدف اصلی از گزارش نویسی، آگاه کردن خواننده در مورد یک موضوع خاص است. بر همین اساس، اظهار نظر شخص نویسنده در مورد موضوع مورد بحث ضروری نخواهد بود. به همین سادگی! گزارش شما تصویری از حقایق خواهد بود، همانطور که هست. برای اثبات گزارش ها می توان از نمودارها، جداول و داده های معتبر استفاده کرد.

در بسیاری از موارد، ایده های شما ممکن است در نگارش گزارش تاثیرگذار باشد و این موضوع بستگی به این دارد که در وهله اول برای چه کسی گزارش را تهیه می کنید. دانستن انگیزه مخاطبان برای نوشتن گزارش بسیار حائز اهمیت خواهد بود چرا که مسیر گزارش شما برای یک موضوع خاص را تعیین می کند. در دنیای امروز ما گزارش نویسی کاربرد بسیاری دارد، به ویژه در حوزه دیجیتال مارکتینگ! بازاریابان برای ارائه گزارش کار به کارفرما و مشتریان خود می بایست گزارش هایی را با رعایت اصول و قوانین مربوطه بنویسند و لازمه این کار آشنایی با اصول و مبانی بازاریابی است. بر همین اساس ، آموزش زیر می تواند در این زمینه به شما کمک کند:

مجموعه آموزش دیجیتال مارکتینگ – کلیک کنید

گزارش داده ها و استفاده از گزارش ها برای تصمیم گیری های مبتنی بر داده، بخش مهمی از دنیای تجارت است. انواع مختلفی از گزارش‌ وجود دارد و همه آن ها می‌توانند به شما در دستیابی به هدفی خاص کمک کنند. برای آشنایی با رایج‌ترین انواع گزارش‌ و دانستن اینکه چگونه می‌توانید از آن ها در کسب و کار خود بهره ببرید، به خواندن این مطلب ادامه دهید.

یک گزارش خوب چه ویژگی هایی دارد؟

(1) گزارش بر اساس حقایق نوشته می شود و اغلب با برخی از داده های آماری و منابع پشتیبانی می شود.

(2) گزارش باید در یک قالب و سبک مناسب نوشته شود. شکل و سبک به هدف گزارش بستگی دارد.

(3) گزارش قطعاً یک هدف خاص دارد. یکی از اهداف مشترک گزارش ها انتشار اطلاعات است. اهداف دیگر عبارتند از: گردآوری سوابق، ارائه راهنمایی برای انجام امور، ارائه مدرک و غیره.

انواع گزارش براساس کاربرد 

(4) گزارش ها برای انتشار برای یک فرد یا گروهی از افراد یا اعضای یک سازمان یا عموم مردم نوشته می شوند.

(5) یک گزارش باید تمام ویژگی های اثربخشی را در خود جای دهد.

(6) گزارش ها انواع مختلفی دارند.

 (7) گزارش ها از عناصر جدایی ناپذیر جلسات هستند.

(8) کارکرد اساسی گزارش این است که وسیله ای برای انتقال برخی حقایق می باشد.

(9) یک گزارش خطاب به گروه خاصی  از خوانندگان نوشته می شود.

(10) یک گزارش همیشه در زمان تعیین شده تأثیر خود را خواهد گذاشت.

(11) یک گزارش ممکن است دریافت، تصویب یا ارائه شود یا برای بررسی مجدد به سازمان مورد نظر ارجاع داده شود. بنابراین، ممکن است با یک گزارش در ارگان های مختلف، متفاوت رفتار شود.

به طور کلی، گزارش نویسی نقش مهمی در پیشرفت کسب و کارها دارد و لازمه آن آشنایی با نحوه نوشتن گزارش می باشد. برای ارائه گزارش کار خود در زمینه های مختلف، بهتر است در وهله اول با شیوه نوشتن گزارش در word آشنا باشید.

word و نوشتن مستندات حرفه ای با آن – کلیک کنید

انواع گزارش از دیدگاه کاربرد

گزارش ها بر اساس برخی ویژگی های خاص، در دسته های مختلف جای می گیرند. اما چرا گزارش ها در انواع مختلف دسته بندی می شوند؟ پاسخ واضح است، بسته به هدف گزارش، بهتر است با انواع گزارش آشنا باشیم و همیشه بدانیم کدام نوع گزارش می تواند اطلاعات مورد نیاز ما را ارائه دهد. این نتیجه گیری بهترین گزینه برای نگارش خواهد بود. برای مثال، گزارش ‌های غیررسمی در مکان های رسمی اداری ممکن است مناسب نباشند. در این صورت، حتی اگر شما بهترین گزارش دنیا را هم ارائه دهید، تنها ساختار، قالب یا زبان می تواند در نحوه گزارش شما خلل ایجاد کند.

موارد جزئی از این دست نباید مانع انتقال اطلاعات مورد نظر شما بشود و بر همین اساس، بیایید به انواع گزارش‌های موجود بپردازیم تا بتوانیم تصمیمات درستی در نحوه استفاده از آن ها اتخاذ کنیم.

گزارش طولانی و کوتاه

همانطور که از نام آن پیداست، این نوع گزارش کاملاً واضح است. یک گزارش دو صفحه ای که گاهی اوقات به عنوان یادداشت از آن یاد می شود، گزارش کوتاه است و به همین ترتیب، به یک متن 30 صفحه ای گزارش طولانی گفته می شود. اما چه چیزی گزارش های کوتاه یا طولانی را از یکدیگر متمایز می کند؟ توجه داشته باشید که گزارش‌های طولانی‌تر معمولاً به صورت رسمی نوشته می‌شوند. بنابراین از گزارش های طولانی معمولا در سازمان ها استفاده می شود.

گزارش داخلی و خارجی

گزارش داخلی در فضای داخلی یک سازمان نوشته می شود یا گروه خاصی از افراد نگارش آن را برعهده دارند. در اموراداری، گزارش های داخلی برای داخل سازمان استفاده می شود. گزارش های بودجه و به روز رسانی پروژه ها نمونه هایی از این نوع گزارش های داخلی می باشند.

به گزارش هایی مانند گزارش خبری روزنامه در قسمت حوادث یا گزارش سالانه شرکت ها که برای توزیع در خارج از سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند، گزارش های عمومی گفته می شود. گزارش های خارجی رسمی‌تر هستند و شامل بیانیه های مطبوعاتی و معرفی محصولات می باشند.

نحوه نوشتن انواع گزارش 

گزارش رسمی و غیررسمی

گزارش های رسمی ساختار مشخصی دارند و بر سازماندهی تمرکز می کنند. این نوع گزارش ها حاوی جزئیات دقیق تری هستند و نویسنده باید آن ها را به گونه ای بنویسد که عواملی مانند ضمایر شخصی در آن وجود نداشته باشد. گزارش های رسمی برای یک مخاطب خاص مانند مدیر عامل یا مشتری ایجاد می شود. نگارش آن ها به برنامه ریزی نیاز دارد، ساختارشان منسجم است و به دلیل حجم داده های موجود در آن، معمولاً در طولانی تر هستند. هدف از این نوع گزارش، ارائه خلاصه ای دقیق از یک موضوع خاص و پیشنهاد راه حل های ممکن برای تسهیل روند تصمیم گیری می باشد.

گزارش‌های غیررسمی معمولاً پیام‌های کوتاهی هستند که به‌صورت آزاد و غیررسمی از زبان استفاده می‌کنند. به طور کلی، یک گزارش یا یادداشت داخلی به عنوان یک گزارش غیررسمی توصیف می شود.

ممکن است کمی غیرقابل باور باشد، اما گزارش غیررسمی به برنامه ریزی و جزئیات زیادی نیاز ندارد. این نوع گزارش بسیار سریع نوشته می شود و معمولاً فقط در فضای داخلی منتشر می شود. ممکن است نمونه های گزارش غیررسمی را در یادداشت های اداری یا یادداشت های جلسات دیده باشید.

گزارش توصیفی و تحلیلی

گزارش های توصیفی به سادگی حقایق را بدون هیچ گونه تحلیل یا بررسی به شما ارائه می دهند. گزارش‌های توصیفی اطلاعات عینی را از یک منطقه در سازمان به یک سیستم بزرگ‌تر منتقل می‌کنند. ممکن است این نوع گزارش را در گزارشات مربوط به هزینه، گزارش‌های حضور و غیاب، گزارش‌های بودجه سالانه، گزارش‌های مالی ماهانه و مواردی از این قبیل مشاهده کرده باشید.

گزارش های تحلیلی همان اطلاعات را ارائه می دهند، اما شامل تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه راه حل های ممکن برای حل مشکل می باشند. گزارش های تحلیلی به کسب و کارها کمک می کنند تا تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند. نمونه هایی از این نوع گزارش دهی عبارتند از ممیزی، گزارش پروژه و تجزیه و تحلیل رقبا.

در واقع، گزارش های تحلیلی تلاش هایی را برای حل مشکلات واقعی نشان می دهند. این گزارش های تحلیلی را معمولاً در تحقیقات علمی و گزارش های ارزیابی کارکنان مشاهده می کنید.

گزارش انتقادی و تجویزی

گزارش انتقادی بصورت سلسله مراتب در یک تیم به اشتراک گذاشته می شود. نمونه ای از این نوع گزارش دهی، پروپوزال پروژه است که باید توسط سرپرست تیم شما تایید شود. در این گزارش نقاط ضعف و قوت پیشنهاد شما مورد بررسی قرار می گیرد.

پس از نگارش گزارش انتقادی و آگاهی از نقاط ضعف و قدرت محصولات، پیشنهاداتی برای بهبود آن ارائه می شود که به آن گزارش تجویزی گفته می شود. این گزارش های تجویزی معمولا با تیم ایده پردازی و بخش مالی مطرح می شوند.

گزارش تحلیلی چیست؟

گزارش های تجاری

یک نوع گزارش که احتمالاً بیشتر ما آن را در زندگی روزمره خود مشاهده کرده ایم، نوعی است که با نقش، بخش یا دسته بندی یک کسب و کار مطابقت دارد. یک گزارش تجاری، داده ها و اطلاعات مربوطه را جمع آوری می کند و آن را در دسترس سهامداران و اعضای تیم شرکتی قرار می دهد.

برای انتخاب بهترین روش برای ارائه گزارش خود، پیشنهاد می‌کنیم مطلب زیر را در سایت فرادرس مطالعه نمایید.

ساخت گزارش در اکسس – کلیک کنید

گزارش های عملکردی

این نوع گزارش شامل گزارش های حسابداری،  بازاریابی، مالی و گزارش هایی از این نوع می باشند. تقریباً تمام گزارش هایی که امروزه وجود دارد را می توان در دسته بندی های بیشتری قرار داد. به همین ترتیب یک گزارش می تواند در چندین طبقه بندی گنجانده شود.

گزارش های دوره ای

گزارش های دوره ای در تاریخ های منظم و از قبل برنامه ریزی شده نوشته می شوند و ارائه آن ها در فواصل زمانی منظم صورت می گیرد. این گزارش ها شامل گزارش‌های سالانه، گزارش‌های فصلی، گزارش‌های ماهانه شما می باشند.

هم چنین می‌توانید گزارش‌هایی را برای فواصل زمانی کوتاه‌تر ایجاد کنید. گزارش‌های دوره‌ای برای به‌روز نگه‌داشتن افراد از شرایط کاری شما نوشته می شود، بنابراین معمولاً مشاوران و آژانس‌ها مشتریان خود را با این نوع گزارش‌دهی در جریان امور خود قرار می‌دهند. اگر تعداد گزارش ها زیاد باشد، باید ساختار آن ها را از قبل تنظیم کنید و فقط جای خالی داده ها را در هر دوره پر نمایید. این دقیقاً همان چیزی است که در بیشتر گزارش نویسی ها اتفاق می افتد.

گزارش‌های دوره‌ای اغلب یک سری اطلاعات اولیه را پوشش می‌دهند. این گزارشات برای ارائه تصویر کلی از یک دوره زمانی خاص، بر داده‌های عددی تکیه می‌کنند. گزارش‌های دوره‌ای خود به پنج نوع تقسیم می شوند:

  • گزارش‌ حوادث
  • گزارش‌ فروش
  • گزارش‌ پیشرفت
  • گزارش‌ ارزیابی
  • گزارش‌های سایت

گزارش ‌های حوادث علل و اثرات برخی از رویدادها را دنبال می‌کنند. به عنوان مثال، پس از ادغام یا تغییر مدیریت یک شرکت، گزارش حادثه ایجاد می شود. این نوع گزارش های رویدادی به شناسایی استراتژی های موثر برای موفقیت کسب و کارها کمک شایانی ارائه می دهد. گزارش های فروش رشد و موفقیت یک کسب و کار را بررسی می کنند. این گزارش بسیار ارزشمند است برای تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف استراتژی های بازاریابی سازمان ها و شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد.

گزارش پیشرفت و گزارش سایت هر دو از لحاظ عملکرد بسیار شبیه به هم هستند. گزارش پیشرفت فعالیت ‌های کلی کسب ‌و کارها را رصد می‌کند و بر تغییرات ایجاد شده نظارت دارد. گزارش سایت فعالیت های تجاری را نیز بررسی می کند و شامل توصیه هایی برای بهبود روند کلی مشاغل است. آخرین نوع گزارش دوره ای، گزارش ارزیابی می باشد. این گزارش برای تعیین اینکه آیا تغییر استراتژی امکان پذیر است یا به نفع کسب و کار خواهد بود یا خیر، استفاده می شود.

انواع و اصول گزارش نویسی

اهمیت گزارش ها

اهمیت گزارش ها در زندگی امروز ما بسیار زیاد می باشد. در بیشتر موارد با اتکا همین گزارش ها، در مورد موضوعات بحث برانگیز و مشکل ساز جامعه تصمیم گیری می شود. اعضای یک سازمان یا یک موسسه یا یک بخش و غیره می توانند با این گزارش ها از  بسیاری از حقایق مرتبط و یا مادی سایر سازمان ها، انجمن ها و گروه ها آگاه شوند. لازم به ذکر است که تمامی امور دولتی در تمامی کشورها توسط انواع مختلف گزارش های داخلی و خارجی هدایت می شوند.

در برخی موارد گزارش ها باید به صورت قانونی نوشته و منتشر شوند. به عنوان مثال، گزارش های سالانه یک شرکت نیازمند دقت و تخصص گروهی از افراد است. یک گزارش دارای ارزش اسنادی می باشد. این گزارش منبع، مرجع شواهد و تاریخ است. تهیه گزارش برای دبیر یک سازمان یا زیرمجموعه مسئولیت زیادی خواهد داشت و به همین دلیل انتشار گزارش ها بسیار حائز اهمیت خواهد بود.

هنگام گزارش دهی می توانید بیانیه خود را در نقش گزارشگر ارائه دهید. ساختارهای گزارشگری یک شرکت بسته به فرهنگ سازمانی آن می تواند متفاوت باشد. این سلسله مراتب مانند یک هرم به نظر می رسد که مدیران ارشد در راس آن قرار دارند و پس از آن مدیران سطح دو و در نهایت کارمندان جای می گیرند. ساختار گزارش براساس سلسله مراتب خاصی تعیین می شود که در هر شرکت و سازمانی می تواند متفاوت باشد. فرادرس مجموعه ای از چندین آموزش جامع را در رابطه با اصول و قواعد گزارش نویسی تهیه کرده است که می توانید از این طریق با انواع گزارش ها و ساختار آن ها آشنا شوید. لینک مشاهده این مطلب را در ادامه مشاهده می کنید:

آموزش اصول و مبانی گزارش‌ نویسی حرفه‌ ای – کلیک کنید

معرفی نویسنده:

کارشناس ارشد زبان و ادبیات انگلیسی هستم. اگه به دنیای هنر و ادبیات و آموزش زبان علاقه دارید، با من همراه باشید. تو آسمونی قراره چیزای زیادی یاد بگیریم.

ثبت نظر درباره «انواع گزارش - سبک های گزارش نویسی»

دیدگاه خود را در کادر زیر بنویسید

2 * 9 = ?